一個(gè)新手的博覽會構(gòu)建指南

?? ? ?建立一個(gè)新的展位可能是一個(gè)艱巨的挑戰(zhàn)，特別是當(dāng)你是一個(gè)行業(yè)的新手或發(fā)出你的第一個(gè)申請。為了幫助您在這個(gè)未知的領(lǐng)域中導(dǎo)航——或者簡單地復(fù)習(xí)一下RFP的基礎(chǔ)知識——這里是我的一步一步的指南，以及我在艱難的過程中學(xué)到的教訓(xùn)。

?? ? ?當(dāng)“新建一個(gè)展臺”出現(xiàn)在你的任務(wù)清單上時(shí)，這就足以讓大多數(shù)人避而遠(yuǎn)之。畢竟，新建筑意味著你不僅要為公司的一大筆資金投資負(fù)責(zé)，而且你還必須忍受——并承擔(dān)未來幾年展覽財(cái)產(chǎn)的責(zé)任。你猜怎么著?新手們很不走運(yùn)，因?yàn)閬嗰R遜網(wǎng)站上沒有一本叫做“傻瓜展臺”的書。

?? ? ?所以，當(dāng)我的前同事Marcey Culp、CTSM、CMP和我在幾年前被分配到我們的第一個(gè)新項(xiàng)目時(shí)，一種類似恐慌的情緒悄悄潛入了我們的胃里，并在那里居住了大約一年。我們公司當(dāng)時(shí)有兩個(gè)攤位，但它們的狀況很差;此外，它們看起來完全不同，沒有為我們的品牌提供連續(xù)性。由于我們即將推出一款新產(chǎn)品，管理層想要在一年多后的一場大型時(shí)裝秀上換一個(gè)新面孔。我們需要建造一個(gè)展臺，不僅滿足我們的營銷需求，而且還可以重新配置大小，從10乘20英尺的直排線到50乘50英尺的島。

?? ? ?更復(fù)雜的是，在管理部門下令建造新建筑之前不久，我們的展覽館就倒閉了。當(dāng)時(shí)，我們并沒有試圖與一家新的展覽公司和客戶主管建立關(guān)系，而是簡單地跟隨我們的AE到一家新公司，然后存儲、維護(hù)并為我們的展覽提供現(xiàn)場管理。因此，當(dāng)我們進(jìn)入booth-building過程時(shí)，我們是完全新建的新手，而我們的公司與它的展覽館的關(guān)系并不牢固。

?? ? ?當(dāng)我們開始這項(xiàng)工作的時(shí)候，我愿意用我的右臂來做這樣的向?qū)?。很少有人能確切地解釋這一過程是如何從頭到尾地進(jìn)行的，更不用說在這一過程中是什么策略創(chuàng)造了奇跡——或者悲慘地失敗了。這就是為什么我要告訴你。雖然每個(gè)RFP情況都不同，但是這個(gè)簡單的指南，包含了我們學(xué)到的有價(jià)值的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，可以幫助您更快更高效地完成新的構(gòu)建。

?? ? ?1。制定時(shí)間表和預(yù)算

?? ? ?我們的第一步是建立一個(gè)基本的時(shí)間表構(gòu)建,包括目標(biāo)在我們的住房必須識別潛在的展覽,發(fā)送請求信息(RFI),接收響應(yīng)和狹窄,RFP的其余公司問題,審查他們的演講,選擇一個(gè)新的展覽,開始和完成建設(shè),船首次展示的展臺。

?? ? ?接下來，利用從研究、行業(yè)平均面積和過去的經(jīng)驗(yàn)中收集到的信息，我們制定了預(yù)算，并向管理層提出了資本支出申請。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):由于這是我們的第一個(gè)構(gòu)建，我們不知道每一步需要多長時(shí)間，所以我們不能從一開始就開始我們的時(shí)間表并朝著完成的方向努力。但是我們知道攤位什么時(shí)候要準(zhǔn)備好，所以我們從那天開始，然后往回做。我們還為意外的延遲提供了大量額外的時(shí)間，允許我們按時(shí)完成構(gòu)建，即使在此過程中遇到了一些小挫折。

?? ? ?2。創(chuàng)建一個(gè)工作組并收集信息

?? ? ?有了建設(shè)資金，我們需要設(shè)定目標(biāo)，確定這個(gè)新展臺的外觀和感覺。我們很快建立了一個(gè)內(nèi)部的booth-build專責(zé)小組，由我的經(jīng)理、副總裁和品牌經(jīng)理級的營銷代表、商業(yè)集團(tuán)的高級管理人員、企業(yè)溝通/投資者關(guān)系代表、醫(yī)學(xué)科學(xué)聯(lián)絡(luò)員(我們在制藥行業(yè))以及銷售管理和財(cái)務(wù)部門的關(guān)鍵人員組成。重要的是我們的團(tuán)隊(duì)除了商業(yè)團(tuán)隊(duì)之外還包括個(gè)人。我們的展位對公司內(nèi)的其他團(tuán)隊(duì)同樣重要，我們需要所有相關(guān)人員的參與和支持。

?? ? ?然后我們?yōu)樾〗M編制了一份問題清單，并安排了一系列會議來回答這些問題。問題包括“你喜歡/不喜歡我們目前的攤位?”、“你希望與會者在我們的空間內(nèi)進(jìn)行什么樣的旅行?”、“你希望我們的攤位喚起什么樣的感受?”以及“我們必須傳遞什么樣的信息?”經(jīng)過幾次會議，我們?yōu)樾抡褂[建立了一份主要目標(biāo)和成果的清單。

?? ? ?在此期間，我們還開始收集RFP所需的數(shù)據(jù)，如公司使命陳述、產(chǎn)品樣品、非設(shè)計(jì)相關(guān)需求列表(如員工經(jīng)驗(yàn)級別、推廣支持能力等)、潘通匹配系統(tǒng)(PMS)標(biāo)識顏色和使用說明等。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):我們的特別工作組的成員總是在路上，把我們的決策者聚集在一個(gè)地方，而且一次幾乎不可能。由于觀看圖像、檢查樣本和簡單的面對面交談對團(tuán)隊(duì)的成功至關(guān)重要，所以我們一直在打一場艱苦的戰(zhàn)斗。因此，我建議建立一個(gè)視頻會議來建立一種面對面交流的假象，或者如果其他方法都失敗了，使用Dropbox來分享照片和信息，這樣在現(xiàn)場的人仍然可以查看關(guān)鍵數(shù)據(jù)和圖片。

?? ? ?該集團(tuán)的第二個(gè)近乎致命的缺陷是，它難以有效地談?wù)摕o形資產(chǎn)，比如我們希望客戶如何看待我們的品牌，以及我們希望我們的展位傳達(dá)給公司的信息。為了幫助這個(gè)過程，我建議提供其他攤位的照片來幫助人們說明無形的概念。這樣，他們就可以說，“我想讓我們的展位像這個(gè)例子一樣”，或者“這張照片里的展位對我們的品牌來說太冷了?！?/p>

?? ? ?最后，我們的工作小組應(yīng)該包括現(xiàn)場銷售代表和展臺工作人員，他們與客戶有聯(lián)系，也是展臺的工作人員，這意味著他們擁有大量的信息，可以幫助我們規(guī)劃我們的新展覽。

?? ? ?3。確定潛在的展覽場所

?? ? ?在1月和2月期間，我研究了展覽館，并編制了一份清單，列出了7個(gè)我認(rèn)為可以滿足我們設(shè)計(jì)、施工和服務(wù)需求的展區(qū)。然后我參加了北美在線展覽，一個(gè)為展覽和活動(dòng)專業(yè)人士舉辦的教育會議和博覽會，在那里我與幾家新的展覽公司進(jìn)行了交談，并在我們的潛在公司名單上增加了4家。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):雖然我希望盡可能多地找到可行的展覽公司，并確?！巴昝赖墓尽辈粫贿z漏，但我不應(yīng)該在最后四家公司中加入。雖然這些公司在任何方面都不缺乏，但它們的加入使總數(shù)達(dá)到11家，數(shù)量太多，難以有效管理。

?? ? ?因此，與其像我們一樣向11家公司發(fā)放RFI，不如對每家公司進(jìn)行徹底的調(diào)查，并進(jìn)行口頭采訪，以幫助縮小這個(gè)領(lǐng)域的范圍，使其更易于管理。

?? ? ?4。開發(fā)并發(fā)布RFI

?? ? ?我們的團(tuán)隊(duì)從我們的AE和問題開發(fā)的模板出發(fā)，創(chuàng)建了一個(gè)五頁的RFI，詢問了九個(gè)主要類別的信息:

?? ? ??一般信息:公司有全球影響力嗎?它雇傭了多少人?它的企業(yè)理念是什么?

?? ? ??賬戶團(tuán)隊(duì):由團(tuán)隊(duì)有多少客戶可能分配給我們的賬戶嗎?什么(如果有的話)是分包的?

?? ? ??技術(shù)和設(shè)計(jì):設(shè)計(jì)師目前員工多少?在過去的三年里，公司在展覽設(shè)計(jì)或相關(guān)工作中獲得了哪些獎(jiǎng)項(xiàng)?安裝和拆卸是否外包?公司提供庫存跟蹤能力嗎?

?? ? ??客戶/展會經(jīng)驗(yàn):公司有其他客戶在我們的行業(yè)或部門?公司前10大客戶是誰?過去一年，該公司在哪些國家開展業(yè)務(wù)?

?? ? ??定價(jià):公司定價(jià)的哲學(xué)是什么?目前的制造、倉庫處理、圖形設(shè)計(jì)、存儲等費(fèi)用是多少?租賃展覽是一種選擇嗎?

?? ? ??財(cái)務(wù)狀況:公司的Dun & Bradstreet評級是什么?在可預(yù)見的未來，公司預(yù)期的收入增長水平是多少?

?? ? ??制藥行業(yè)細(xì)節(jié):有多少經(jīng)驗(yàn)公司有醫(yī)療行業(yè)的嗎?它最近在哪些醫(yī)療展覽上制作和/或安裝了展品?

?? ? ??附加信息:人格特質(zhì)描述公司的企業(yè)文化?公司會選擇什么動(dòng)物來代表自己?

?? ? ??引用:也許我們能聯(lián)系誰關(guān)于他們的經(jīng)驗(yàn)與該公司合作,特別是如果他們制藥行業(yè)的?

?? ? ?我們將RFI發(fā)送給挑選出來的11家公司，并提供了接收他們的提案的最后期限。當(dāng)我們收到提案后，我們分析了每一個(gè)提案與我們的目標(biāo)的對比，以及他們的反應(yīng)質(zhì)量和速度，并剔除了除五家之外的所有展覽公司。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):嚴(yán)格的截止日期是關(guān)鍵，因?yàn)?1家公司中只有8家達(dá)到了這個(gè)期限。作為一名展覽經(jīng)理，我能理解繁忙的日程安排，但如果一家展覽公司在我們的生意還沒有敲定之前就無法滿足我們的第一個(gè)最后期限，我只能猜測，在我們有錢之后，它會錯(cuò)過多少最后期限。因此，定義和強(qiáng)制執(zhí)行截止日期允許我快速而輕松地消除三個(gè)展覽屋，并更密切地關(guān)注剩下的八個(gè)。

?? ? ?我的RFI也太過詳細(xì)，因?yàn)樗a(chǎn)生了大量難以篩選的信息，使我們的團(tuán)隊(duì)很難識別關(guān)鍵的差異并按時(shí)完成任務(wù)。所以盡可能地精簡你的RFI，專注于對你和你的內(nèi)部團(tuán)隊(duì)較重要的領(lǐng)域。

?? ? ?5。創(chuàng)建RFP

?? ? ?在RFI過程中，我們利用我們的研究和我們的工作小組開發(fā)的信息和需求，同時(shí)創(chuàng)建了RFP。這是我們的RFP的六個(gè)部分。

?? ? ??公司概述:這包括我們公司的描述,其產(chǎn)品和競爭對手,我們的使命聲明中,核心價(jià)值觀,組織結(jié)構(gòu)、關(guān)鍵企業(yè)信息,企業(yè)標(biāo)志和PMS的顏色,和他們使用的要求。

?? ? ??營銷策略:我們總結(jié)一般品牌營銷計(jì)劃和產(chǎn)品營銷信息,包括關(guān)鍵銷售和營銷抵押品,促銷活動(dòng)策略,印刷廣告,競爭配置文件的每個(gè)公司的產(chǎn)品。

?? ? ??挑戰(zhàn)/目的:本部分詳細(xì)的現(xiàn)有財(cái)產(chǎn)的問題,以及我們新建立的功能和設(shè)計(jì)目標(biāo)。

?? ? ??服務(wù):我提供的服務(wù)的概述我們需要在接下來的三到五年,包括總體賬戶管理,存儲我們的展位屬性,國際展示可能的庫存管理等。

?? ? ??照片:在這里,我們共享現(xiàn)有的圖像屬性,包括各個(gè)元素和細(xì)節(jié)。

?? ? ??預(yù)算:我們選擇共享一般預(yù)算范圍為項(xiàng)目而不是一個(gè)確切的數(shù)字。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):一開始,我們想保留所有預(yù)算信息,有兩個(gè)原因:1)我們不希望我們的預(yù)算限制設(shè)計(jì)團(tuán)隊(duì)的創(chuàng)造性過程,和2)我們害怕一個(gè)展覽的房子只會拍一個(gè)價(jià)格標(biāo)簽相當(dāng)于我們的預(yù)算設(shè)計(jì),不管展臺的實(shí)際價(jià)值。

?? ? ?然而，我們也知道設(shè)計(jì)師需要一個(gè)指導(dǎo)方針，所以在我們發(fā)送RFP之前，我們包含了一個(gè)大致的預(yù)算來提供一些靈活性。我們還強(qiáng)調(diào)，設(shè)計(jì)師應(yīng)該包括所有他們可以收集的贊美元素，而不考慮成本，因?yàn)槿绻麄兊膭?chuàng)意能力得到保證，我們會考慮超出預(yù)算限制。

?? ? ?我推薦這個(gè)大致的策略，因?yàn)樗鼮樵O(shè)計(jì)師提供了足夠的框架來開發(fā)一些參數(shù)，但也給他們一些空間來展示他們的創(chuàng)造力。

?? ? ?6。發(fā)出招標(biāo)書

?? ? ?然后，我們將RFP連同一份保密協(xié)議(基本上是聲明我們不會分享他們的知識產(chǎn)權(quán)，他們也不能分享我們的知識產(chǎn)權(quán))和一種接受形式一起發(fā)送給了5家展覽公司。自報(bào)價(jià)流程需要一個(gè)相當(dāng)大的各方承諾,完成的驗(yàn)收(包括我們作為我們r(jià)tf文檔的最后一頁,并要求將其簽署的公司的代表,回到我們通過傳真或電子郵件)向我表明展覽房子進(jìn)入RFP過程和打算跟進(jìn)完成。

?? ? ?RFP附帶了一些補(bǔ)充說明和信息。例如，求職信列出了所有響應(yīng)RFP的競爭公司，并提供了一個(gè)最后期限，在此期限內(nèi)，他們必須提交額外的問題和要求澄清。然后它解釋說，我們將在特定日期前回答每個(gè)問題，并復(fù)制所有公司的每個(gè)問題和答案。

?? ? ?RFP還包含了關(guān)于公司應(yīng)如何應(yīng)對的詳細(xì)說明。例如,它解釋了我們將看到在報(bào)告及其建議長度,我們需要看到在寫作,有多少冊要求和格式,將出席的人的列表,可用的視聽設(shè)備,等。另外,我們要求所有創(chuàng)造性的概念提出之前,獨(dú)立于任何價(jià)格信息。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):雖然接受的形式可能沒有法律約束力，但我們希望的不僅僅是握手，以確保每家公司對這一過程的承諾;否則，我們會有很多其他公司很樂意簽署這份表格。因此，我鼓勵(lì)您在RFP中包含類似的元素，以確定每個(gè)展廳是否打算響應(yīng)。如果公司沒有退回此表格，如果公司的政策或采購部門要求有最少數(shù)量的投標(biāo)人，您可能需要重新考慮是否將RFP發(fā)送到以前已被淘汰的展覽公司。

?? ? ?我們知道，一旦公司收到rfp，當(dāng)代表們試圖找出他們的競爭對手時(shí)，電話線路就會嗡嗡作響。因此，我們沒有把所有的公司都列在求職信上，而是把它們都列了出來。這一策略不僅清除了電話線，還讓公司能夠在與競爭對手的競爭中展示自己的優(yōu)勢——這反過來又讓我們能夠更容易地比較它們。

?? ? ?對收到的問題和我們的答復(fù)有一個(gè)明確的時(shí)間表，這也允許我們評估每個(gè)公司滿足最后期限的能力;此外，我們的及時(shí)回應(yīng)顯示，我們也可以堅(jiān)持我們的談判立場。

?? ? ?保持問答過程的透明有助于公平競爭環(huán)境，因?yàn)槲覀兿Ｍ械墓径加型瑯訙?zhǔn)確的信息來創(chuàng)建他們的設(shè)計(jì)。這種公開的交流讓展覽公司對他們提出的問題以及他們?nèi)绾翁岢龅膯栴}三思而行，因?yàn)闆]有人愿意透露他們在做什么。

?? ? ?此外，問答過程是一個(gè)節(jié)省時(shí)間的過程，因?yàn)樗柚刮覀円槐橛忠槐榈鼗卮鹜瑯拥膯栴}。然而，這可能會阻止一些公司建立競爭優(yōu)勢。如果沒有我們的信息共享過程，也許有一家公司會提出幾個(gè)關(guān)鍵問題，讓它能夠開發(fā)出比競爭對手更好的設(shè)計(jì)，并讓我們看到它的分析能力。所以要權(quán)衡透明度的利弊，決定哪種方法能讓你對回應(yīng)公司有較好的了解。

?? ? ?將創(chuàng)意與成本分開也是關(guān)鍵。當(dāng)你在管理層成員面前提到一美元的時(shí)候，他們之后似乎什么都沒聽到。通過把重點(diǎn)放在創(chuàng)意概念第一和美元數(shù)字第二，我們可以更好地評估整個(gè)項(xiàng)目，而不是被標(biāo)簽震驚所震驚。

?? ? ?7。查看財(cái)務(wù)和參考資料

?? ? ?當(dāng)這些公司在做他們的提案時(shí)，我們的會計(jì)師事務(wù)所對每一家公司進(jìn)行了財(cái)務(wù)檢查，發(fā)現(xiàn)它們都信譽(yù)良好。與此同時(shí)，我們開始聯(lián)系所有35位推薦人，問他們同樣的問題。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):盡管進(jìn)行參考審查很乏味，而且僅僅與繁忙的展覽經(jīng)理溝通是一項(xiàng)挑戰(zhàn)，但這讓我大開眼界。我們不僅了解了每家公司的優(yōu)勢和劣勢，而且還完全消除了其中的一個(gè)。顯然，該公司沒有花時(shí)間去查看自己的參考資料，因?yàn)閰⒄股虉?bào)告說，他們感覺自己就像被丟在一個(gè)滿是鯊魚的大池塘里自生自滅的小魚，而這正是我們希望避免的情況。

?? ? ?8。執(zhí)行網(wǎng)站訪問

?? ? ?在進(jìn)行參考調(diào)查后，我們參觀了五家展覽公司中的四家，不包括我們目前的展覽公司。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):倉庫是一個(gè)遍布世界各地的倉庫，所以對我們來說，參觀是一個(gè)機(jī)會，可以花更多的時(shí)間與公司代表見面，了解其員工的總體態(tài)度，感受每一家公司的質(zhì)量、服務(wù)和效率。

?? ? ?令人驚訝的是，有一家公司在我們的實(shí)地考察中把我們完全吸引住了。我們見過每個(gè)人，從晚上看門人到首席執(zhí)行官;此外，我們的整個(gè)訪問被塑造成一個(gè)完整的項(xiàng)目，圍繞夏季野餐的主題組織起來。因此，我認(rèn)為有必要將你現(xiàn)有的公司包括在網(wǎng)站訪問中，以確保它有同樣的機(jī)會展示自己。

?? ? ?9。分析報(bào)告

?? ? ?當(dāng)公司需要展示他們的設(shè)計(jì)時(shí)，工作小組使用計(jì)分卡來評估每一個(gè)提案。計(jì)分卡使用了一個(gè)計(jì)分系統(tǒng)，一個(gè)是“可接受”，五個(gè)是“非常好”。團(tuán)隊(duì)成員被要求根據(jù)以下九個(gè)標(biāo)準(zhǔn)為公司的陳述打分:

?? ? ??靈活性:展位適應(yīng)不同的空間和產(chǎn)品嗎?

?? ? ??功能:設(shè)計(jì)容納一個(gè)互動(dòng)活動(dòng),theater-type設(shè)置,高流量的贈(zèng)品,等等?

?? ? ??總體設(shè)計(jì):整體設(shè)計(jì)如何幫助我們溝通的形象,信息,有效地和品牌?

?? ? ??賬戶團(tuán)隊(duì):團(tuán)隊(duì)成員的個(gè)性適合我們公司,他們都有足夠的經(jīng)驗(yàn)來把我們的程序到下一個(gè)水平?

?? ? ??總計(jì)劃:展覽房子提供一套服務(wù),如在線庫存管理;節(jié)目前期、后期及后期的推廣活動(dòng);測量工具;等等?

?? ? ??制藥經(jīng)驗(yàn):公司及其項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)有足夠的經(jīng)驗(yàn)在我們這個(gè)行業(yè)嗎?

?? ? ??融資選擇:支付、租賃和/或租賃條款符合我們公司的需求嗎?

?? ? ??成本:成本是必要的,在我們的預(yù)算范圍嗎?

?? ? ??金融穩(wěn)定:公司的財(cái)政出現(xiàn)相當(dāng)穩(wěn)定嗎?

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):記分卡幫助我們組織我們的思想，加強(qiáng)一般的感覺。事實(shí)上，使用它們可以讓我們根據(jù)另一家公司令人絕望的最低點(diǎn)來淘汰它。然而，特遣部隊(duì)成員的分?jǐn)?shù)差異如此之大，團(tuán)隊(duì)成員對于每個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的重要性有如此不同的意見，以至于計(jì)分卡在我們的決策中并不是一個(gè)重要的因素。相反，它只是我們的另一個(gè)工具。底線:用記分卡作為討論每個(gè)公司的高低點(diǎn)的指南，而不是作為最終的決定因素。

?? ? ?10。選擇并通知贏家和輸家

?? ? ?在最后一次報(bào)告的24小時(shí)內(nèi)，工作隊(duì)提交了他們的分?jǐn)?shù)，我們將結(jié)果制成表格。到那周結(jié)束時(shí)，我們已經(jīng)評估了我們的分?jǐn)?shù)和意見，最終選定了一家我們認(rèn)為最能滿足我們需求的公司。

?? ? ?我們立即通知獲勝公司;然而，我們也給剩下的公司發(fā)了一封信，解釋他們沒有贏得我們的業(yè)務(wù)，并特別說明了為什么我們選擇了另一家公司而不是他們的。隨后，我們給每一家未被選中的公司打了私人電話，重申了信件的細(xì)節(jié)，并感謝了代表們的時(shí)間。

?? ? ?在通知獲勝公司后不久，我們邀請公司代表到我們的辦公室與我們的整個(gè)團(tuán)隊(duì)會面，包括產(chǎn)品經(jīng)理、商業(yè)管理、展覽管理等。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):盡管這些電話和信件似乎是在浪費(fèi)時(shí)間，但對我們個(gè)人而言，它們是整個(gè)過程的關(guān)鍵部分。很明顯，我們不喜歡把壞消息告訴別人，但是考慮到他們在這個(gè)過程中所付出的時(shí)間、金錢和情感投入，我們不想讓失去的公司得到相當(dāng)于一封“絕交信”的東西。事實(shí)上，我們覺得我們欠他們的，我們認(rèn)為我們可以通過一些建設(shè)性的批評來平衡比分，他們可以利用這些批評來提高自己，并希望贏得下次的競標(biāo)。公司對我們的跟進(jìn)感到驚喜，非常感謝。

?? ? ?11。準(zhǔn)備執(zhí)行摘要

?? ? ?一旦我們的團(tuán)隊(duì)選擇了我們的新展廳，我們就為管理層撰寫了一份長達(dá)一頁的執(zhí)行報(bào)告，簡要地解釋了整個(gè)booth-building過程——包括我們過去擁有什么，我們需要什么，提出了什么計(jì)劃，我們的推薦以及我們的理由。然后我們把總結(jié)發(fā)給了商業(yè)發(fā)展副總裁和首席執(zhí)行官，他們很快批準(zhǔn)了收購。

?? ? ?經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn):雖然這個(gè)總結(jié)只花了我們大約一個(gè)小時(shí)來完成和交付，但是它為我們節(jié)省了幾周甚至幾個(gè)月的時(shí)間。我們不需要向命令鏈中的多個(gè)人員解釋RFP過程的每個(gè)細(xì)節(jié)，而是直接帶著一份很容易在一次簡短的會議中消化的文檔來到頂部。在收到總結(jié)后的兩周內(nèi)，管理層就簽署了新版本，我們就上路了。

?? ? ?除了構(gòu)建

?? ? ?即使是計(jì)劃最周密的過程也容易出現(xiàn)一兩個(gè)問題。對我們來說，我們最主要的過失與山姆大叔有關(guān)。在決定新建筑的首個(gè)年度預(yù)算時(shí)，我們的新展覽館問我們打算如何支付展位的銷售稅。哦!我們忘了在預(yù)算中包括銷售稅，而且一路上沒有人提到過。之前我們從來沒有建過新展位，所以我們永遠(yuǎn)不會遇到這個(gè)問題。然而，經(jīng)過一番調(diào)查，我們的會計(jì)部門決定，我們會在展位準(zhǔn)備好的前兩次納稅，我們重新分配預(yù)算中多個(gè)領(lǐng)域的資金，以應(yīng)對財(cái)政監(jiān)督。我們也被處理掉舊房產(chǎn)的成本和麻煩弄得措手不及。當(dāng)我們試圖通過一家經(jīng)紀(jì)公司出售展品時(shí)，我們最終還是付錢給了之前的展覽公司來銷毀它們。下次，我們會從展覽館得到一個(gè)估價(jià)，在建造一個(gè)新的展臺之前，我們會四處尋找其他的選擇。

?? ? ?盡管在此過程中我們遇到了一些意想不到的挑戰(zhàn)，也學(xué)到了一些艱難的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，但RFP過程對我們公司來說還是很有幫助的。我希望它能給你帶來盡可能多的好處，讓你的購物之旅盡可能不痛苦。但是要記住，搭建一個(gè)展臺和分娩很像——通常會有很多艱苦的工作和痛苦，但是幾個(gè)星期后，你忘記了痛苦，把所有的精力都集中在你的新嬰兒展臺上。

?? ? ?

? ? ? ? 相關(guān)展會介紹：

? ? ? ??緬甸曼德勒國際建筑建材展覽會

? ? ? ??迪拜國際門窗展覽會

? ? ? ??哥倫比亞巴蘭基亞國際建材展覽會

? ? ? ??伊朗德黑蘭國際貿(mào)易周展覽會

? ? ? ??哥倫比亞波哥大國際建材展覽會

? ? ? ??

? ? ? ??