舉行在線會議時要避免的5件事

?? ? ?在家工作正迅速成為“新常態(tài)”。 COVID-19大流行使WFH運(yùn)動進(jìn)入了高潮，許多專家認(rèn)為，這場危機(jī)在危機(jī)過去之后會持續(xù)很長時間（本文提供了扎實(shí)的案例）。 但是，在我們優(yōu)化這種新的工作方式之前，我們必須精通最大的在家工作基礎(chǔ)之一：虛擬會議。

?? ? ?遠(yuǎn)程會議與面對面會議本質(zhì)上是不同的。 如果您不習(xí)慣運(yùn)行這些錯誤，那么您將犯下大量錯誤，而這些錯誤可能會在人們注銷并恢復(fù)工作后的表現(xiàn)方面產(chǎn)生重大影響。 好消息是，運(yùn)行良好的在線會議可能會非常強(qiáng)大。 實(shí)際上，根據(jù)《哈佛商業(yè)評論》，正確地進(jìn)行在線會議可能比面對面會議更為有效。 但是首先，您需要知道不要做什么。

?? ? ?虛擬會議新手經(jīng)常犯以下五個常見錯誤：

?? ? ?1.忽略在線會議的“五個大”成功關(guān)鍵中的一個（或多個）。

?? ? ?如果您希望召集人們共享信息，提出解決方案，制定決策，協(xié)調(diào)活動和/或社交，那么您將成功：

• ?? ? ? ? ? ? ?有明確的目的

• ?? ? ? ? ? ? ?讓參與者有正確的心態(tài)

• ?? ? ? ? ? ? ?讓他們在行為上充分參與

• ?? ? ? ? ? ? ?結(jié)合符合目的的高質(zhì)量內(nèi)容

• ?? ? ? ? ? ? ?輕松參與

?? ? ?如果正確執(zhí)行所有這些操作，那么您將擁有影響力很大的在線會議。如果您不這樣做，將會有很多尷尬和效率低下的情況。更糟糕的是，糟糕的會議可能導(dǎo)致工作場所表現(xiàn)不佳，這是我們每個人現(xiàn)在都需要的最后一件事。

?? ? ?2.舉行語音電話而不是電視會議。

?? ? ?當(dāng)每個人都打開相機(jī)后，您可以期望在線會議的效率提高200％以上。這樣可以使人們參與其中，因?yàn)槠渌硕伎梢钥吹剿麄儭Ｋ麄儓?zhí)行多任務(wù)的可能性要小得多，這是吸引觀眾參與的最大障礙之一。

?? ? ?3.未能對排序有戰(zhàn)略意義。

?? ? ?會議議程上的第一項(xiàng)應(yīng)該是重申會議目的。之后，制定活動順序。例如：

?? ? ?如果有“房間里的大象”主題，請盡早處理，否則會分散您的注意力。

?? ? ?如果您有某種有趣或激動人心的公告，不妨將其保留到最后，讓參與者知道即將到來，但要保持結(jié)果令人驚訝，從而產(chǎn)生懸念。

?? ? ?如果某個議程項(xiàng)目可能很激烈或引起了激烈的討論，請將其放在中間，讓人們熱身并首先感到富有成效，然后再提出具有挑戰(zhàn)性的話題。

?? ? ?4.不賦予人們積極的作用。

?? ? ?一個人可以演示內(nèi)容，解決問題，確保會議準(zhǔn)時進(jìn)行并做筆記，但是為什么呢？尋求分配主持人的角色（負(fù)責(zé)安排議程）；演示者（負(fù)責(zé)共享特定的內(nèi)容單元）；計(jì)時員（觀看時鐘并提醒主持人和演示者如何調(diào)整他們的速度和內(nèi)容）；參與者之間的通知者（記錄會議的對象）。

?? ? ?當(dāng)您給參與者做某事時，您可以防止他們成為被動的聽眾或網(wǎng)絡(luò)研討會的觀察者。當(dāng)人們發(fā)揮積極作用時，他們將變得更加專注和參與。

?? ? ?5.無法利用突破。

?? ? ?在大多數(shù)八人以上的會議中，大多數(shù)談話通常僅由五到七名參與者完成。這就是為什么在現(xiàn)場研討會中我經(jīng)常將較大的小組分成小組，以便他們可以在較小的小組中提出想法，進(jìn)行優(yōu)先排序，制定行動計(jì)劃（無論工作是什么）然后又回到較大的小組并報(bào)告的原因之一。他們所做的工作（現(xiàn)在包括Zoom和Google Hangouts在內(nèi)的幾個主要的在線會議平臺都提供了分組討論）。

?? ? ?我們會以書面形式給每個團(tuán)隊(duì)明確的工作指示，然后通常給他們一些時間，例如20至40分鐘。時間緊迫迫使團(tuán)隊(duì)迅速組織起來，開始工作并專注于進(jìn)步，而不是過程或完美。多年來，令我感到驚訝的是，有時將清晰的指示，一個小團(tuán)隊(duì)和一個緊迫的時間框架結(jié)合在一起，您可以在30分鐘內(nèi)完成工作，如果以“通常的方式”完成，則可能需要幾天，幾周或幾個月的時間。”

?? ? ?正確完成后，在線會議是實(shí)現(xiàn)協(xié)作工作的一種非常強(qiáng)大的方法，因此值得花費(fèi)一些時間和精力來學(xué)習(xí)如何最大程度地利用它們。坦率地說，他們有潛力為您的業(yè)務(wù)發(fā)展，現(xiàn)在，這比以往任何時候都更為重要。

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