展會費用僅僅有了預(yù)算是不夠的,還必須對預(yù)算進(jìn)行調(diào)整,對開支進(jìn)行控制。
調(diào)整控制
由于預(yù)算是估計出未的,所以并不一定準(zhǔn)確。在實際工作中,由于諸多因素,事情經(jīng)常發(fā)生變化,需要進(jìn)行不斷的調(diào)整。比如,原本計劃在時裝發(fā)布會時請某位影視紅星作為模特進(jìn)行服裝展示,但其因某種原因臨場缺席。同時,工作中有時也會產(chǎn)生額外開支。所以每隔一段時間就得對預(yù)算審核一次,發(fā)現(xiàn)問題,及時調(diào)整,以使預(yù)算符合實際需要。同時翻強調(diào)的是,在做決策時,對展會各項工作要仔細(xì)調(diào)研,周密安排。對任何會影響預(yù)算的計劃變更都應(yīng)盡早調(diào)整,否則越臨近開展日期,越容易產(chǎn)生額外的費用。
在管理展會費用時可遵循如下幾個主要原則:
(1)專人負(fù)資展會的直接開支;
(2)明確項目費用標(biāo)準(zhǔn)及使用權(quán)限和范圍;
(3)將展會目的和預(yù)算向全體展會工作人員說明,公開不要保密,即使是對外部承包商也要盡量說明;
(4)不要輕易改變授權(quán),授權(quán)后不要輕易干涉被授權(quán)人工作。
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