十步展會現(xiàn)場檢查

你如何通過營銷宣傳，為下一個企業(yè)活動選擇合適的地點？這里有10個步驟，以及內(nèi)幕提示，幫助您進行成功的現(xiàn)場檢查。糖果亞當斯

一個活動策劃人死后上天堂。在珍珠門的時候，St. Peter邀請她去看地獄，就這樣她明白了她的選擇。事實上，地獄看起來很好，比天堂更好。她做出了選擇，結(jié)果發(fā)現(xiàn)自己被火和硫磺包圍著。她抬頭看著天空，喊道：“這不是我以前見過的地獄?！薄皩Σ黄?，”St. Peter說，“那只是現(xiàn)場檢查。”

開玩笑說，選擇你的公司活動場所是策劃一個活動最重要和最困難的部分之一。你如何區(qū)分當他們在追求你的生意和你的客人將會體驗到的現(xiàn)實時，那些美好的地方？

一旦你確定了你的活動目標，評估你的參加者的需求，并將你的可能的場地縮小到兩個或三個站點的短列表，它通常會歸結(jié)為重要的站點檢查。遵循以下10點建議，你更可能找到合適的地點，而不必陷入第七個事件規(guī)劃地獄的圈子。

1。悄悄地出發(fā)

參加者對場地的第一印象為余下的比賽奠定了舞臺。如果你在機場乘坐豪華轎車，跳過標準的前臺登機，睡在升級的房間里，享受著高端的舒適設(shè)施，這可能與你自己的第一印象大不相同。

對參加者將遇到的現(xiàn)實想法的最佳方法是在“隱形模式”開始你的網(wǎng)站檢查，在你預定的行程之前飛進來，首先檢查你自己的網(wǎng)站。

當你到達會場時，你的第一印象是什么？主要入口是歡迎的，你的參加者會在哪些地方非正式會面？如果是酒店物業(yè)，有人在你到達時問你是否需要你的行李幫助？前臺人手充足嗎？

當你在房地產(chǎn)周圍走動時，注意場地的方向標牌。你能輕松地找到你的路嗎？還確保場地符合美國殘疾人法案（艾達），符合可通行的停車場、輪椅坡道、盲文標牌等。

檢查物業(yè)的狀況，包括公共區(qū)域地毯、窗簾和家具的清潔度。對于酒店的場地，沖進正在打掃的房間，看看它們是否與你的房間和你在旅行中看到的其他房間一樣。定期檢查你的手機或平板電腦，看看是否有免費的Wi-Fi可用，或覆蓋范圍緩慢和斑點。

2。請求正確的指南

當你正式旅行時，詢問你實際工作的人（即，會議服務經(jīng)理或設(shè)施經(jīng)理）是否能夠進行你的旅行，而不是一個售貨員，他會告訴你他或她認為你想聽的任何事情。你與合同談判的人并不是跟隨你經(jīng)過計劃過程的人，你需要查明那個人是不是和你一起工作的人。

您還需要請求您將與之工作的人員或人員的證書和經(jīng)驗級別。我曾和不合格的設(shè)施經(jīng)理一起經(jīng)歷過糟糕的經(jīng)歷，在此期間，我花了我所有的時間教他們酒店業(yè)的“語言”，并且聽到“我會檢查一下，然后再回來找你”。

3。做背景檢查

當您開始旅游時，詢問公共/功能區(qū)域的最后裝修何時完成，以及如果適用的話，最近更新臥室休憩用品和床單的日期。我的同事Margaret Kennedy，CMP說床上用品和床墊應該至少每五年更換一次，尤其是在擁有高入住率的會議城市中，其他的化妝品和化妝品更新應該每八到10年進行一次。

詢問任何未來的建筑或翻新計劃，如果這些計劃可能會影響你的活動日期。物業(yè)目前是待售還是待售？物業(yè)管理是不是在改變管理，如果有的話，什么時候？

了解在同一地點你的活動期間其他組織將持有什么功能。如果其他團體在你的活動中與相鄰的空間簽約，你能通知他們嗎？

還要求查看場館內(nèi)供應商提供的服務和定價清單，如視聽、電信和互聯(lián)網(wǎng)、花卉和計算機租賃，并詢問是否有任何供應商有獨家合同來提供這些服務。排他性殺死競爭，可以大大提高價格。

4。想象你的事件

當你游覽功能空間時，想象一下你的特定事件安排。你把登記臺放在哪里？你會用哪間會議室？你會在哪里建立展廳，舉行接待功能，舞臺娛樂，或提供膳食？如果這些功能中的任何一個在外面舉行，那么在惡劣天氣的情況下，備份計劃是什么？你會在哪里為演講者設(shè)立員工辦公室和綠色房間？評估每個區(qū)域是否適合服務于您的需求。

考慮到AV設(shè)備和食品，類材料，或你需要的服務站，確保獲得足夠的各種樓層（如接待、劇院、教室、圓圈、新月等）的最大樓層平面圖和所有房間的官方消防代碼容量。如果你的出勤率超出你最初的估計，該設(shè)施是否有溢出空間？

問很多關(guān)于互聯(lián)網(wǎng)接入和有線和無線互聯(lián)網(wǎng)連接成本的問題。如果必要的話，讓你的內(nèi)部技術(shù)團隊參與進來，以確保你已經(jīng)充分評估了所有的互聯(lián)網(wǎng)和電力需求。

參觀你在活動期間使用的會議室。它們是否在同一層上或分布在不同的樓層上？如果電梯被用于兩者之間，電梯的數(shù)量是否足夠讓你的客人在休息期間搬家？

有足夠的指示來指示參加者嗎？會場附近有足夠的洗手間嗎？如果您的客人將被提供零食和膳食，會議室或展覽廳和食品服務區(qū)之間的距離是什么？

關(guān)注房間的能力，因為它們與你的AV需求有關(guān)?？紤]內(nèi)置音響系統(tǒng)、數(shù)據(jù)端口、AV和參加者筆記本電腦的電容量等。檢查視覺障礙物，例如支撐物或燈具，以及相鄰房間的聲音出血問題，特別是如果房間被折疊墻隔開。

溫度似乎一直是與會者的“熱門按鈕”。功能和會議室的溫度是如何控制的，每個房間在單獨的恒溫器上是如何控制的？如果是的話，是誰控制的？

5。走在幕后

不要把你的參觀限制在會場想展示給你的地方；要求一個即興的“房子后面”的旅行，尋找清潔和組織。根據(jù)會議的類型，檢查貨物的船塢、貨運電梯的接近和容量、設(shè)施的貨物接收和材料處理能力以及存儲的位置和安全性。

確保場地陳設(shè)、會議室、床單、道具等足以滿足你的活動要求。確保這些家具的條件符合你的標準，因為許多場館延長了這些物品的使用壽命以節(jié)省開支。

6。下樓

食物質(zhì)量對你的參加者很重要，而且你不想讓干鮭魚成為你活動中最難忘的部分?？紤]場地的標準菜單，詢問你是否可以與廚師或其他餐飲員一起為主題活動定制菜單，并為有特殊飲食要求的參加者工作?，F(xiàn)在有這么多不同的食物需求（例如，素食，無麩質(zhì)，乳糖不耐，堅果或海鮮過敏等），重要的是找出哪些住宿是標準的，這可能需要與廚房的其他安排。

考慮設(shè)置一個你可能要品嘗的物品來檢查食物質(zhì)量和介紹。場地對食品質(zhì)量的保證是什么？在估計的客人數(shù)量上，它能保證什么數(shù)量？場地要求最后的出席人數(shù)是多少？還詢問每餐或活動的最低費用，因為餐飲業(yè)（F＆B）是場地收入的主要來源，將被視為你為休息室和會議室的談判。

獲得任何額外收費的清單，如行政費，調(diào)酒師或咖啡師的伙食費，使用你自己的餐飲供應商的收購費，以及小費、小費和銷售稅的標準百分比。找出服務器與客人的比率，以確保人員配備足夠。最后，訂購客房服務來測試電話員工的友好性、送達的及時性和菜單產(chǎn)品的質(zhì)量。

7。會見員工

酒店和其他場館正在削減預算，以改善收入在一些貧乏年后，許多人削減了人員配備。因此，找出員工與客房的比例和員工的平均就業(yè)時間。將這些數(shù)字與你正在考慮的其他屬性進行比較。長壽是一個很好的指標，員工待遇良好，并將善待你的客人反過來。特別重要的是要了解工廠的總經(jīng)理和部門主管在那里工作了多長時間，因為他們將在你的活動中發(fā)揮關(guān)鍵作用。

確保會見宴會經(jīng)理和船長，以及管理會議室擺設(shè)、床單、房間、餐廳和餐飲服務的人員。如果其他服務如AV和互聯(lián)網(wǎng)獨占，也滿足這些領(lǐng)域的管理者。在你們的活動中，它們都將是非常重要的接觸點，以保持一切順利和準時進行。如果適用于您的事件，請向當?shù)氐牡谌焦烫峁┮粋€清單，該地點與工作場所有工作關(guān)系，如一般服務承包商、目的地管理公司、安全供應商和運輸供應商，以便在機場、酒店和事件之間移動您的客人。S.

找出在場地工會合同下可能會有什么限制，這可能會影響你完成你自己的基本任務的能力，比如從筆記本電腦到投影儀的標準視頻電纜，或者設(shè)置你自己的投影屏幕。這些看起來像是微小的細節(jié)，但是當你收到最后的發(fā)票時，他們會很快記起。有一次，當我把我的視頻電纜帶到一個事件時，我被告知我不能使用它。取而代之的是，場地收取了我50美元的租金，然后支付了勞動和服務費以及稅收。另一次，我在莫斯康展覽中心舉行了一個午餐會，并被收取25小時的最低限度來建立和拆除一個簡單的彈出式投影屏幕和液晶投影儀。

最后，詢問酒店員工是否是集體談判協(xié)議（工會成員）的一部分，如果是的話，當他們的合同到期時。如果他們的合同在你的活動之前或期間到期，可能會增加勞工罷工的可能性，這可能會破壞你的活動。

8。做安全檢查

作為一名專業(yè)人士，你的職責是確保你選擇的場地對你的參加者是安全的。詢問當?shù)氐姆缸锫?，獲取會場的安全和保安政策，并詢問其當前的安全人員配備水平。場地安保人員完成了什么類型的訓練？其安全人員是否接受過CPR或使用除顫器（如果他們在現(xiàn)場可用）？從最近的醫(yī)院到急診室的地點有多遠？

注意走廊里的照明，晚上的房間鑰匙被激活的有限的門，以及停車場和地段的照明。同時檢查所有消防出口是否正確標記和照明，并討論場館的疏散程序。

9。查閱參考文獻

向你的銷售代表詢問最近在場地舉行活動的三名活動策劃人的聯(lián)系信息。并通過LinkedIn集團或其他論壇在酒店和事件行業(yè)利用行業(yè)葡萄以獲得第一手的知識場館。

如果在你的網(wǎng)站檢查過程中出現(xiàn)機會，將自己介紹給其他在現(xiàn)場的會議策劃人，他們可以分享他們對會場整體交易的洞察力。

10。記筆記

確保你使用相同的矩陣來收集和記錄每個地點的信息。我喜歡制作一張電子表格來比較我所考慮的各個方面，在我旅行的時候，有足夠的空間記下快速筆記。我還分析了我所參觀的場館的優(yōu)勢、劣勢、機會和威脅。當我通過決策過程時，我會收集每一個屬性的照片來幫助我恢復記憶。

雖然你的數(shù)百個問題可能會讓你的導游疲憊不堪，仔細的檢查和詳細的分析可以幫助你發(fā)現(xiàn)潛在場所的珍珠外貌背后的任何火和硫磺。

逐步檢驗

下面簡要介紹我的10步現(xiàn)場檢查方法。使用它來指導您的下一個場館檢查和援助的過程中選擇最好的財產(chǎn)為您的公司的企業(yè)活動。

• 1。悄悄地出發(fā)：在你預定的拜訪之前有充足的時間到達，觀察你在酒店員工進行現(xiàn)場檢查之前你是如何對待他們的。

• 2。請求正確的指南：如果你在那個地點預訂了你的活動，請詢問你的現(xiàn)場導游。

• 3。做背景調(diào)查：找出酒店最后更新床上用品和床墊的時間。一般來說，這些事情至少每五年就要改變一次。

• 4。想象一下你的活動：考慮到任何視聽或其他設(shè)備，獲得準確的樓層平面圖，所有樓層的最大容量和所有房間的官方消防代碼容量。

• 5。走在幕后：要求一個即興的“房子后院”，尋找清潔和組織。

• 6。周一：安排一個你正在為客人服務的物品品嘗，以檢查食物質(zhì)量和介紹。還要求列出任何額外費用，你可能會招致。

• 7。與員工見面：確保會見宴會經(jīng)理和船長，以及管理會議室擺設(shè)、床單、房間、餐廳服務的人。

• 8。做安全檢查：詢問當?shù)氐姆缸锫?，獲取會場的安全和保安政策，并詢問其當前的安全人員配備水平。

• 9。查閱參考資料：詢問你的銷售代表，了解最近在會場舉辦活動的三名活動策劃人的聯(lián)系信息。與這些人聯(lián)系以獲得反饋和洞察力。

• 10。記好筆記：確保你使用相同的矩陣來收集和記錄你所訪問的每個地點的信息。并在訪問后帶上大量照片幫助刷新記憶。

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