展覽在財務(wù)和后勤方面選擇

?? ? ?租賃展覽在財務(wù)和后勤方面都是明智的選擇。行業(yè)的經(jīng)驗(yàn)法則是，如果您只是要使用一次或兩次展覽，租用展覽是有意義的，因?yàn)橐淮涡哉褂[租賃通?；ㄙM(fèi)大約相當(dāng)于新建筑的三分之一。租賃還可以讓您避免長期存儲，多個節(jié)目的重新配置和翻新的成本和麻煩。

?? ? ?然而，租賃也可能是一個很大的麻煩，有意想不到的成本和最后一刻的問題。以下八個提示可以幫助您避免常見的租賃坑洼，并保持在您的預(yù)算范圍內(nèi)。

?? ? ?1.從堅(jiān)如磐石的RFP開始。

?? ? ?您可以在提案征求書（RFP）中包含的有關(guān)戰(zhàn)略，戰(zhàn)術(shù)和戰(zhàn)略的信息越多

?? ? ?后勤期望越多越好。例如，我最近發(fā)布的租賃RFP包括我們需要展示的交互式設(shè)備的照片，設(shè)備的足跡和周圍交通的區(qū)域，以及參展商在線樣式書的鏈接，包括從字體到徽標(biāo)和顏色的所有內(nèi)容。

?? ? ?我還解釋了設(shè)備附近需要什么圖形，以及各個部件之間的接線要求。所有這些細(xì)節(jié)大大減少了我在分發(fā)RFP后回答問題所花費(fèi)的時間，我驚喜地發(fā)現(xiàn)我沒有得到一個“沒有出價”。

?? ? ?2.請求訂單項(xiàng)費(fèi)用。您應(yīng)該期望展館的建議與您的RFP一樣詳細(xì)。要求提供包含在提案中的全包，詳細(xì)的項(xiàng)目描述和費(fèi)用。

?? ? ?例如，對展覽租金征稅可能會使最終賬單增加10％，但通常情況下，稅收不會在項(xiàng)目的預(yù)算階段引用。在某些州，僅在州外或國外使用的出租物業(yè)不征稅。

?? ? ?如果您使用信用卡支付租金，還可以查詢額外費(fèi)用;一些供應(yīng)商將信用卡成本轉(zhuǎn)嫁給承租人高達(dá)4％。當(dāng)客戶想要通過電匯付款時，我也受到了銀行手續(xù)費(fèi)和貨幣兌換費(fèi)的打擊。

?? ? ?最后，詢問您支持租賃所需的輔助服務(wù)的估算。例如，找出租賃展覽的裝運(yùn)箱或托盤的數(shù)量，重量和尺寸，以便估算運(yùn)輸和材料處理成本。還要了解支撐展覽結(jié)構(gòu)照明所需的電量，以及是否需要支付叉車或索具來安裝和拆除展品。

?? ? ?3.獲得良好的勞動力估算。幾年前，我的一位客戶在談判展覽租賃和圖形的價格時，向他的展覽館披露了他的總展示預(yù)算，而不是其他非展覽費(fèi)用，如展位，演出服務(wù)，運(yùn)輸，促銷和人員花費(fèi)。

?? ? ?為了最大化分配給租金的金額（并隨后增加10％的傭金），客戶經(jīng)理估計在設(shè)置和拆除時只需要125小時的勞動力，估計應(yīng)該在大約400小時。最終的勞動法案計算了396個小時，但根據(jù)我的客戶在我接管項(xiàng)目之前簽署的合同，他在賬單上堅(jiān)持了125小時到400小時之間的差額 - 這意味著他超出了他的預(yù)算。

?? ? ?詢問您的展覽館，估算I＆D所需的工時數(shù)，然后將該估算值增加20％至25％。更好的是，如果提供租賃的展覽館希望通過其首選供應(yīng)商之一（或者如果它是與參展商指定的承包商的金融合作伙伴）確保您的I＆D勞動力，則根據(jù)他們的預(yù)估協(xié)商支付固定的固定費(fèi)用勞動時間的數(shù)量，而不是支付您自己的I＆D賬單，這可能會從顯示到顯示波動并破壞您的預(yù)算。

?? ? ?4.不要忘記比較您的建議和租賃協(xié)議。我最近收到了一個展覽室的租賃協(xié)議，該協(xié)議與它發(fā)給我的提案不符。該提案包括我的客戶和我在RFP中請求的巨大圖形地圖的渲染。然而，租賃協(xié)議中包含的渲染已將地圖縮小到大約一半的尺寸。我沒有在沒有將此圖形恢復(fù)到其原始大小的情況下簽署此租賃協(xié)議，并且我學(xué)會了在提交協(xié)議之前始終參考提案和支持它的視覺效果。我也對展覽會采取的其他降低成本的措施感到失望，例如最后一分鐘替換辛特拉到泡沫芯的圖形安裝材料，以及劣質(zhì)織物標(biāo)志，而不是指定的名牌元素在提案中。我已經(jīng)學(xué)會在協(xié)議中加入一句話，說明“未經(jīng)事先批準(zhǔn)，不得替換材料”。

?? ? ?5.檢查您的文檔。我在設(shè)置過程中遇到了各種各樣的挑戰(zhàn)，因?yàn)檎箯d甚至都沒有更新租賃的設(shè)置說明。一位供應(yīng)商認(rèn)為，只需將大紅色X放在未用于我們在舊圖紙上設(shè)置的項(xiàng)目上，并用箭頭表示展覽屬性的正確位置是可以接受的。它看起來像一個足球劇本的草圖，每個方向都有斜線和箭頭。

?? ? ?另一個展覽館不會提供一個縮放的展覽平面圖供我訂購我的電子水滴，因?yàn)樗鼪]有為我訂購電力并從交鑰匙費(fèi)中獲利。我現(xiàn)在經(jīng)常在我的初始RFP中列出這個要求，以及對設(shè)置圖紙和詳細(xì)設(shè)置說明的具體要求。

?? ? ?我最近還發(fā)現(xiàn)有必要在展覽租賃協(xié)議中規(guī)定所有需要提交給展會經(jīng)理，會議設(shè)施結(jié)構(gòu)工程師和消防員的批準(zhǔn)文件以及相關(guān)費(fèi)用的文件也包含在內(nèi)。在租賃展覽的費(fèi)用。

?? ? ?6.在現(xiàn)場帶一位專家。由于您在第一次使用時無法知道如何設(shè)置租賃展覽，因此請確保您的租賃費(fèi)用包括在展臺期間由熟悉展覽期間展覽的專業(yè)勞工主管。

?? ? ?如果您在展會上與其他參展商分享這位主管，請確保您的租賃協(xié)議聲明您只需支付相當(dāng)費(fèi)用

?? ? ?7.先睹為快。設(shè)置需要滿足的進(jìn)度里程碑的特定日期，從而導(dǎo)致試用展覽設(shè)置的日期。在租賃協(xié)議中始終規(guī)定您希望在出貨前至少一周看展覽，以確保其符合您的要求，并且有時間修理任何不符合您期望的展品。

?? ? ?另外請記住，任何需要發(fā)送到高級倉庫的出租展覽屬性，例如懸掛標(biāo)志或橫幅，可能都不會在您的展覽預(yù)覽中提供。

?? ? ?就在我最近的租賃預(yù)覽前幾天，我發(fā)現(xiàn)，為了節(jié)省運(yùn)費(fèi)，我的展館決定將我的新地毯直接送到預(yù)先倉庫而不是展覽館。它的節(jié)省增加了我的材料處理成本，并導(dǎo)致展位地毯的損壞。我沒有意識到這種損壞 - 因此無法解決這個問題 - 直到我在展廳設(shè)置展位。因此，請確保您的租賃協(xié)議明確說明誰為您的所有租賃展覽物業(yè)管理運(yùn)輸物流（并承擔(dān)任何不可預(yù)見的費(fèi)用）。

?? ? ?8.正確的時間。我有一個展覽室曾經(jīng)“忘了”告訴我，我租用的展覽物業(yè)將在我需要之前與其他參展商一起上路。幸運(yùn)的是，這個財產(chǎn)并沒有讓它回到庫存和翻新，直到它應(yīng)該發(fā)送到我的節(jié)目前一天。那是為了舒適而將它切得太近了。

?? ? ?租賃展覽不適合所有人或每個項(xiàng)目，但它是一個具有明確優(yōu)勢和最小缺點(diǎn)的選擇。只需按照上述提示，以書面形式獲取所有內(nèi)容，并安排預(yù)覽，并有足夠的時間來糾正任何錯誤，您將獲得成功的租賃體驗(yàn)。

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