剛剛選定參加歐洲的一個(gè)專業(yè)展覽會(huì)并報(bào)名參加來展示您的產(chǎn)品：現(xiàn)在工作開始了，您得以專業(yè)水平準(zhǔn)備參加這個(gè)展覽，以便在您的競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手中脫穎而出，不管是中國(guó)的還是外國(guó)的。您的目標(biāo)是最大限度地吸引有可能購(gòu)買您產(chǎn)品的參觀者到您的展臺(tái)來參觀。
請(qǐng)注意：您的參觀者不會(huì)自己過來參觀：需要吸引他們過來，并說服他們認(rèn)為您的產(chǎn)品是最好的。
法則一：制訂計(jì)劃
在出發(fā)前精心準(zhǔn)備一個(gè)倒計(jì)時(shí)計(jì)劃一旦您選定即將參加的展覽會(huì)，就需要制訂一個(gè)倒計(jì)時(shí)計(jì)劃，并將它張貼到企業(yè)相關(guān)部門，以便所有員工隨時(shí)可見，不至于遺漏相關(guān)步驟：
12個(gè)月之前
選擇一個(gè)展覽會(huì)任命一個(gè)“展覽會(huì)項(xiàng)目”主管；
編制項(xiàng)目預(yù)算報(bào)告；
確定展臺(tái)位置；
選定即將參展的產(chǎn)品；
尋找篩選目標(biāo)客戶群。
9個(gè)月之前
設(shè)計(jì)展臺(tái)；
準(zhǔn)備展覽材料(包裝)；
預(yù)定水電接入；
預(yù)定展臺(tái)服務(wù)(清洗、電話租用、因特網(wǎng)聯(lián)網(wǎng)等)；
確定溝通、傳播計(jì)劃；
首次向挑選后的展覽參觀單位寄出宣布參加該展覽的小冊(cè)子。
1個(gè)月之前
發(fā)送邀請(qǐng)；
發(fā)送產(chǎn)品及相關(guān)提單／文件；
發(fā)送新聞通稿。
法則二：為參加展覽組建一個(gè)特別團(tuán)隊(duì)
考慮到企業(yè)品牌形象，代表您的企業(yè)參加展覽的員工隊(duì)伍必須精心挑選。對(duì)負(fù)責(zé)展臺(tái)的團(tuán)隊(duì)的挑選
取決于參展企業(yè)的財(cái)力和它希望建立的形象。
這個(gè)團(tuán)隊(duì)可以包括：
技術(shù)、商務(wù)人員負(fù)責(zé)向觀眾介紹參展產(chǎn)品的優(yōu)點(diǎn)；
一個(gè)或多個(gè)導(dǎo)游小姐，確保觀眾與商務(wù)人員建立對(duì)話／聯(lián)系；
一個(gè)翻譯。
導(dǎo)游小姐和翻譯可以由展覽主辦單位提供。最好在展覽開始前對(duì)導(dǎo)游小姐進(jìn)行培訓(xùn)，讓她們熟悉貴公司的團(tuán)隊(duì)成員及其各自職責(zé)，以便她們到時(shí)候把觀眾引導(dǎo)到正確的接待人員面前。
負(fù)責(zé)運(yùn)作的項(xiàng)目主管一定要堅(jiān)守展臺(tái)。在員工中選擇這個(gè)“展覽會(huì)項(xiàng)目”主管時(shí)，最好選擇一個(gè)英文流利甚至最好能講展覽會(huì)所在國(guó)語(yǔ)言的人來?yè)?dān)當(dāng)。如果展覽會(huì)團(tuán)隊(duì)的員工中沒有一個(gè)人能夠講英語(yǔ)，那么您至少得選擇一個(gè)有到歐洲參加展覽經(jīng)驗(yàn)的同事來?yè)?dān)當(dāng)主管。
團(tuán)隊(duì)人員中不論是否有過參展經(jīng)驗(yàn)，在去參展前都需要進(jìn)行培訓(xùn)。讓每個(gè)人都了解企業(yè)的目標(biāo)非常重要，因?yàn)樗麄儠?huì)感到自己在這個(gè)新的任務(wù)中扮演著重要角色。另外，在展覽會(huì)上推銷產(chǎn)品跟平常的業(yè)務(wù)談判其實(shí)是一樣的。這個(gè)概念在培訓(xùn)時(shí)一定要考慮到，尤其是在與客戶交談的方式、面對(duì)競(jìng)爭(zhēng)者時(shí)如何行事、談話時(shí)應(yīng)有的原則以及信息跟蹤等方面。
參加一個(gè)展覽會(huì)是一次艱苦的考驗(yàn)，尤其是體能方面，所以應(yīng)該選擇那些積極主動(dòng)、充滿活力的員工在展覽會(huì)期間擔(dān)任您的形象大使。一般來說，一個(gè)3到5人組成的團(tuán)隊(duì)規(guī)模是最理想的．因?yàn)檫@樣可以確保展臺(tái)上始終能夠有兩個(gè)人在場(chǎng)。
法則三：讓大家了解自己，獲得最大數(shù)量的觀眾
參加展覽會(huì)，您的首要任務(wù)是在目標(biāo)市場(chǎng)中獲得知名度。為擴(kuò)大展臺(tái)的觀眾流量，有必要提前對(duì)這個(gè)活動(dòng)進(jìn)行宣傳、溝通。以下是您可以用來在參展準(zhǔn)備階段進(jìn)行對(duì)外宣傳、溝通的一些手段。
郵寄資料
就是向所有潛在客戶寄送資料。其中內(nèi)容可以是您的企業(yè)即將參加這個(gè)展覽，同時(shí)附上展臺(tái)位置(展館及展臺(tái)號(hào))。也可以再附上一個(gè)小冊(cè)子以及參觀展覽或展覽會(huì)期間所搞活動(dòng)(雞尾酒會(huì)、報(bào)告會(huì)、有獎(jiǎng)競(jìng)賽等)?？梢苑謨纱渭乃瓦@些材料。第一次是在兩個(gè)月之前，可以短信的形式通知大家您即將參展。第二次是兩周之前，可寄送邀請(qǐng)函并提醒大家您要參展。分兩次寄送材料更能確保較高的反饋率。請(qǐng)不要忘記邀請(qǐng)與您業(yè)務(wù)領(lǐng)域相關(guān)專業(yè)媒體記者。
展覽會(huì)的正式目錄
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