展覽會是一個系統(tǒng)工程，組展、展品運(yùn)輸、展臺搭建、展覽本身，環(huán)環(huán)相扣，任何一環(huán)脫節(jié)，展會便無法順利進(jìn)行。展覽運(yùn)輸工作大致可分為運(yùn)前、運(yùn)中、進(jìn)館、展后四個階段。
運(yùn)前：準(zhǔn)備工作事無巨細(xì)
一些大型展會，組展商通常會指定某個運(yùn)輸商作為其展覽會的運(yùn)輸代理，品牌展覽會指定的更是服務(wù)好，信譽(yù)佳的運(yùn)輸商。國際展商通常由一些國際性的運(yùn)輸公司代理運(yùn)輸。組展商申請展會批文在海關(guān)備案時(shí)，會同時(shí)將運(yùn)輸代理在海關(guān)備案。海關(guān)只受理組展商委托的運(yùn)輸公司的報(bào)關(guān)業(yè)務(wù)。
將貨物詳情告訴運(yùn)輸商
參展商確定參展后，組展方會通知參展商委托了哪家運(yùn)輸司做展覽會的運(yùn)輸代理，參展商也可主動向主辦方了解，該展覽會由哪家公司做運(yùn)輸業(yè)務(wù)，與此同時(shí)，運(yùn)輸商也會得到一份參展商名錄并主動與參展商聯(lián)絡(luò)，并會將一份貨單傳給參展商，上面列有收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)、發(fā)貨日期、收貨人等項(xiàng)目。參展商應(yīng)盡可能地將貨物情況填寫清楚并回傳，要將貨物的詳細(xì)情況告訴運(yùn)輸商，比如貨物是否超長、超大，有無特殊要求。
包裝箱的標(biāo)簽要細(xì)致入微
在國內(nèi)，展品的包裝通常由參展商自己解決。包裝箱上的標(biāo)簽內(nèi)容：企業(yè)名稱、展覽會的名稱、展覽館的名稱或號碼、展臺號、日期、貨物名稱等細(xì)節(jié)要填寫清楚。因?yàn)?，有時(shí)企業(yè)找的運(yùn)輸商為降低成本，將貨物轉(zhuǎn)包出去，甚至經(jīng)過幾次轉(zhuǎn)包，最后由一家有運(yùn)輸實(shí)力的公司集中發(fā)運(yùn)。在展覽旺季，展會運(yùn)輸商承運(yùn)的貨物也會分屬不同的會場。標(biāo)簽填寫不清會造成進(jìn)錯會場甚至丟失的結(jié)果。另外，必要的易碎商品的防震材料填充，易碎標(biāo)志、不準(zhǔn)倒置標(biāo)志也不應(yīng)遺漏。
國際展商不能隨意選擇運(yùn)輸商
國際展商雖然可以選擇運(yùn)輸商，但需注意的是：對于普通商品，參展商可以任意選擇一個運(yùn)輸公司承運(yùn)，但是對屬于海關(guān)監(jiān)管的展覽品，則不能任意選擇運(yùn)輸公司。按海關(guān)規(guī)定，展品進(jìn)來時(shí)暫時(shí)不收稅，因?yàn)檎褂[結(jié)束后還要出境。為不發(fā)生逃稅問題，在海關(guān)監(jiān)管下保證這批貨物在國內(nèi)不被賣掉。目前，并不是每個公司都可以做這種監(jiān)管運(yùn)輸業(yè)務(wù)。對于這個問題，海外參展商在參展時(shí)要特別注意。
運(yùn)中：緊密聯(lián)系運(yùn)輸商
發(fā)貨后即使告訴運(yùn)輸商
完成了發(fā)貨準(zhǔn)備、發(fā)貨后，參展商要及時(shí)通知展覽運(yùn)輸商貨已發(fā)出，并將運(yùn)單傳真過去，標(biāo)明發(fā)貨內(nèi)容，委托哪家公司發(fā)的。通知的方式最好不要僅用電話，最好以文件的形式發(fā)傳真。以便于對方留底查看。
參展商要有專人負(fù)責(zé)運(yùn)輸
貨物發(fā)出后，與運(yùn)輸代理的溝通至為重要。有些展會，由于沒有做好內(nèi)部溝通，運(yùn)輸公司常常會因找不到人而耽誤時(shí)間。所以，與每個環(huán)節(jié)一樣，運(yùn)輸必須有專人負(fù)責(zé)。
靈活應(yīng)用特殊情況
按照一般展覽會的慣例，參展的貨物通常是開幕前兩天運(yùn)到。但在運(yùn)輸過程中常常有意外情況發(fā)生，北京經(jīng)常有政治會議、外事活動。其間往往會有交通管制，有些運(yùn)輸商對此經(jīng)驗(yàn)并不了解，但運(yùn)輸商對此經(jīng)驗(yàn)豐富。因此，參展商一定要與運(yùn)輸商緊密聯(lián)系，按運(yùn)輸商的要求辦理手續(xù)。比如進(jìn)京卡車需要各種證件、文件等，為應(yīng)付這種情況，一些集裝箱夜里進(jìn)京。而展覽中心無人上班，無法卸貨，且晚上操作的危險(xiǎn)性也較大。如果參展商有特殊情況需夜晚加班，要與運(yùn)輸方溝通好，由運(yùn)輸方負(fù)責(zé)與展覽中心和搬運(yùn)公司協(xié)調(diào)。但夜晚加班費(fèi)用應(yīng)由參展商支付。
進(jìn)館：迅速有序搬進(jìn)場
在整個運(yùn)輸環(huán)節(jié)中，進(jìn)館是最緊張的環(huán)節(jié)。很多運(yùn)輸商的項(xiàng)目經(jīng)理都形容，進(jìn)館就像作戰(zhàn)。對于參展商來說，進(jìn)館時(shí)也要懂得保護(hù)自己的權(quán)益。參展商應(yīng)該找主辦方指定的運(yùn)輸代理搬運(yùn)貨物，但在一些展覽會，很多展品確是參展商自己運(yùn)進(jìn)展館的。
留心游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工
通常，組展商與指定的運(yùn)輸公司都事先訂有合同，搬運(yùn)中一旦出現(xiàn)展品、人員的損傷，參展商可以找組展商要求一個合理的解決方式。游擊隊(duì)式的搬運(yùn)工其服務(wù)價(jià)格雖然便宜，但安全性沒有保證。發(fā)生貨物損壞時(shí)，通常的辦法就是逃跑。有些本身就不是搬運(yùn)工，甚至發(fā)生搬運(yùn)中被盜展品的事件。
為節(jié)約時(shí)間，進(jìn)館時(shí)要聽從展覽運(yùn)輸商的安排
根據(jù)不同展品在展館中的不同位置等因素，展覽運(yùn)輸商憑經(jīng)驗(yàn)統(tǒng)籌安排進(jìn)館順序。參展商應(yīng)服從展覽運(yùn)輸商的調(diào)度，盡可能地爭取時(shí)間。
展后：還要溝通運(yùn)輸商
