參展預(yù)算及成本控制的方法

　　提前計劃

　　應(yīng)為未來全年的參展項目進(jìn)行計劃和準(zhǔn)備。為此，應(yīng)設(shè)定可變通適用于多種場合、多種需求、可部分或全部地多次應(yīng)用的通用展位模塊化系統(tǒng)。

　　與行業(yè)協(xié)會聯(lián)合參展

　　集體參展對于小型公司或首次參展公司是非常有效的參展模式，這種模式不僅有利于控制成本，而且能獲得理想的參展效果。

　　考慮標(biāo)準(zhǔn)展位套餐

　　制定詳細(xì)預(yù)算表

　　根據(jù)您的參展目標(biāo)，進(jìn)行實(shí)施任務(wù)細(xì)分，然后估算各項成本。其中，應(yīng)盡量縮減預(yù)算規(guī)模，但務(wù)必確保涵蓋所有可能的支出項目，同時應(yīng)對各支出項目增加約10％的預(yù)算余量。

　　記錄支出

　　根據(jù)預(yù)算持續(xù)記錄各項開支，并集中記錄所有采購訂單及發(fā)票。隨時檢討造成超支的原因，不斷提高將來計劃及預(yù)算的效率及效力。

　　及時反饋所有表格

　　逾期訂單及最后時刻的更改往往可能導(dǎo)致額外支出。

　　參展不僅止于展位

　　切忌將所有預(yù)算都集中于展位設(shè)計建設(shè)（盡管這是一種常見錯誤），應(yīng)分配出足夠資源用于參展宣傳推廣、人員培訓(xùn)與維持及展會后活動（如電話營銷、直郵等跟進(jìn)銷售行為）。

　　選擇可靠的展位設(shè)計公司

　　如果您決定不采用標(biāo)準(zhǔn)展位方案，應(yīng)選擇確實(shí)有能力按時、按預(yù)算完成任務(wù)的設(shè)計公司。為此，您可以聯(lián)系相關(guān)展會工程承包商協(xié)會索取設(shè)計公司名單，并向候選公司過往客戶了解設(shè)計公司的服務(wù)記錄。

　　直接聯(lián)系展位搭建承包商

　　參展商直接與展位搭建承包商聯(lián)系通常能更節(jié)省成本，尤其是在模塊化展位設(shè)計中，因為許多承包商都會在整體展位搭建服務(wù)中免費(fèi)提供設(shè)計咨詢服務(wù)。

　　利用免費(fèi)宣傳機(jī)會

　　正面的媒體編輯報道是對公司的最佳宣傳形式之一，而且是免費(fèi)的。因此，應(yīng)認(rèn)真撰寫媒體發(fā)布材料，并在適當(dāng)?shù)臅r機(jī)向展會公關(guān)代理機(jī)構(gòu)及相關(guān)行業(yè)媒體傳達(dá)。

　　珍惜使用銷售資料

　　不要在展位向所有觀眾發(fā)放昂貴的銷售資料。應(yīng)制作簡裝版本資料作普通發(fā)放用途，而精裝版本資料則專門針對那些有真正購買意向的觀眾。

　　緊縮控制開支

　　在項目開始階段明確規(guī)定公司將負(fù)擔(dān)哪些開支。除按參展項目期限向員工預(yù)付一定標(biāo)準(zhǔn)的餐費(fèi)及業(yè)務(wù)交際費(fèi)補(bǔ)貼外，所有正當(dāng)超支部分應(yīng)由當(dāng)事人按規(guī)定進(jìn)行事后報銷。此外，每日展會閉館后應(yīng)將展位上的酒水及電話等物品及設(shè)施妥善鎖存。