展會(huì)項(xiàng)目溝通管理概述

　　展會(huì)項(xiàng)目溝通管理概述

　　一般而言，在一個(gè)比較完整的溝通管理體系中，應(yīng)該包含以下幾方面的內(nèi)容:溝通計(jì)劃編制、信息分發(fā)、績(jī)效報(bào)告和管理收尾。

　　展會(huì)項(xiàng)目溝通計(jì)劃決定項(xiàng)目干系人的信息溝通需求:誰(shuí)需要什么信息，什么時(shí)候需要，怎樣獲得。信息發(fā)布使需要的信息及時(shí)發(fā)送給項(xiàng)目干系人。

　　績(jī)效報(bào)告收集和傳播執(zhí)行信息，包括狀況報(bào)告、進(jìn)度報(bào)告和預(yù)測(cè)。項(xiàng)目或項(xiàng)目階段在達(dá)到目標(biāo)或因故終止后，需要進(jìn)行收尾，管理收尾包含項(xiàng)目結(jié)果文檔的形成，還包括項(xiàng)目記錄收集、對(duì)符合最終規(guī)范的保證、對(duì)項(xiàng)目的效果(成功或教訓(xùn))進(jìn)行的分析以及這些信息的存檔(以備將來(lái)利用)。

　　展會(huì)項(xiàng)目溝通計(jì)劃是項(xiàng)目整體計(jì)劃中的一部分，它的作用非常重要，也常常容易被忽視。

　　很多展會(huì)項(xiàng)目中沒(méi)有完整的溝通計(jì)劃，導(dǎo)致溝通非常棍亂。有的項(xiàng)目溝通雖然有效，但完全依靠客戶(hù)關(guān)系或以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，或者說(shuō)完全靠項(xiàng)目經(jīng)理個(gè)人能力的高低。然而，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)，一種高效的體系不應(yīng)該只在大腦中存在，也不應(yīng)該僅僅依靠口頭傳授，落實(shí)到規(guī)范的計(jì)劃編制中很有必要。因而，在項(xiàng)目初始階段也應(yīng)該包含溝通計(jì)劃。

　　在編制展會(huì)項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)，最重要的是理解組織結(jié)構(gòu)和做好項(xiàng)目干系人分析。

　　展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理所在的組織結(jié)構(gòu)通常對(duì)溝通需求有較大影響，比如組織要求展會(huì)項(xiàng)目經(jīng)理定期向項(xiàng)目管理部門(mén)做進(jìn)展分析報(bào)告，那么溝通計(jì)劃中就必須包含這條。項(xiàng)目干系人的利益要受到項(xiàng)目成敗的影響，因此他們的需求必須予以考慮。

　　最典型也放重要的展會(huì)項(xiàng)目干系人是客戶(hù)，而項(xiàng)目組成員、項(xiàng)目經(jīng)理以及他的上司也是較重要的項(xiàng)目千系人，所有這些人員各自需要什么信息、在每個(gè)階段要求的信息是否不同、信息傳遞的方式上有什么偏好，都是需要細(xì)致分析的。

　　比如有的客戶(hù)希望每周提交進(jìn)度報(bào)告，有的客戶(hù)除周報(bào)外還希望有電話(huà)交流，也有的客戶(hù)希望定期檢查展會(huì)項(xiàng)目成果，種種情形都要考慮到，分析后的結(jié)果要在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)并能滿(mǎn)足不同人員的信息需求，這樣建立起來(lái)的溝通體系才會(huì)全面、有效。