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展覽會(huì)項(xiàng)目構(gòu)思
經(jīng)過(guò)上面的工作,這時(shí)展覽公司對(duì)自己要進(jìn)人的行業(yè)已經(jīng)確定,那么接下來(lái)的工作就應(yīng)該是進(jìn)行展覽會(huì)項(xiàng)目構(gòu)思,也即對(duì)將要舉辦的展覽會(huì)的相關(guān)事項(xiàng)進(jìn)行初步的規(guī)劃,這一階段主要的工作有確定展覽題目、展覽日期和地點(diǎn)、展會(huì)規(guī)模、展品范圍、合作伙伴等。
(1)展會(huì)題目。項(xiàng)目確定以后,首先就要給展覽會(huì)取一個(gè)名字。展覽會(huì)的名字要力求有創(chuàng)意,同時(shí)體現(xiàn)出展覽會(huì)所在的行業(yè)和性質(zhì)。題目切忌冗長(zhǎng)晦澀,讓觀眾看了不知所云,不知道展覽會(huì)本身的市場(chǎng)亮點(diǎn)。所以一個(gè)好的題目應(yīng)該指出這是第幾屆、是春季還是秋季;同時(shí)帶有一定的行業(yè)標(biāo)志,指出展覽會(huì)是輕工、電子,還是汽車(chē)展,這一項(xiàng)盡量地細(xì)化,例如一次“服裝展”就不能把它擴(kuò)大到“輕工展”這個(gè)范疇;同時(shí)要在展覽會(huì)、博覽會(huì)、交易會(huì)、展銷(xiāo)會(huì)這些極易混淆的概念上斟酌一下,到底用哪一個(gè)比較合適,雖然普通的觀眾看不出它們之間有什么具體的差別,但是參展商和專業(yè)觀眾很看重這一點(diǎn),如果運(yùn)用不當(dāng)?shù)脑挷粌H會(huì)讓別人懷疑辦展機(jī)構(gòu)的專業(yè)性,而且也會(huì)給以后的招展招商帶來(lái)一定的影響。
(2)展覽時(shí)間和地點(diǎn)。展覽時(shí)間也是參展商是否來(lái)參加展覽會(huì)的一個(gè)重要系數(shù)。我們都知道在全球范圍內(nèi)每年的3-6月、9-11月是辦展的高峰期,其余的月份由于氣候等因素的影響屬于辦展淡季,正因?yàn)橛辛宿k展的淡旺季之分,辦展時(shí)間的確定顯得尤為重要。如果在旺季舉辦的話,就要考慮展覽會(huì)的地點(diǎn)(場(chǎng)館)是否在這一時(shí)間處于空置狀態(tài),展覽場(chǎng)館的檔期安排對(duì)展覽會(huì)的日期選擇也有一定的約束。同時(shí)還要考慮展覽會(huì)的展期,一般的展覽會(huì)在3-7天,其中包括展覽開(kāi)幕時(shí)間、展覽時(shí)間(包括專業(yè)觀眾展覽時(shí)間、普通觀眾展覽時(shí)間)、撤展時(shí)間。辦展頻率也是應(yīng)該考慮的一項(xiàng),有的展覽會(huì)是1年一次、有的是2年一次,還有的如世界博覽會(huì)是5年一次,應(yīng)根據(jù)展覽會(huì)所在行業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模來(lái)確定展覽會(huì)的舉辦頻率。
展覽會(huì)的舉辦地點(diǎn)要考慮展覽場(chǎng)館的檔期和自己展覽品的具體特征。如果舉辦一個(gè)寵物展的話,適合在氣候宜人的9月份進(jìn)行室外展覽,展覽地點(diǎn)則應(yīng)該選在9月份有檔期同時(shí)有較大室外面積的展覽館舉行。如果舉辦的是航空展,那么對(duì)展覽館的要求就應(yīng)該是擁有單層高空間場(chǎng)館,同時(shí)有較大的室外場(chǎng)地。
(3)展會(huì)規(guī)模。展會(huì)規(guī)模的大小一般要受到所在行業(yè)的性質(zhì)和規(guī)模的影響。如果一個(gè)行業(yè)剛剛開(kāi)始發(fā)展,那么所需的展覽會(huì)規(guī)模就不會(huì)很大,不同的行業(yè)展覽會(huì)的規(guī)模又是相對(duì)而言的,對(duì)于一個(gè)珠寶展,展覽面積達(dá)到4000-5000平方米,就可以算是一個(gè)很大型的展覽會(huì)了,但是對(duì)于航空展,所要求的展覽面積會(huì)大得多。一般來(lái)說(shuō)衡量一個(gè)展覽會(huì)的規(guī)模時(shí)主要有以下幾個(gè)技術(shù)參數(shù):展覽面積(相對(duì)而言)、參展商的數(shù)量、展覽會(huì)的觀眾(尤其是專業(yè)觀眾)。專業(yè)觀眾數(shù)量的多寡對(duì)參展商的參展欲望和展覽會(huì)的專業(yè)性有很大的影響。
(4)展品范圍。選擇和確定展品范圍是舉辦展覽會(huì)至關(guān)重要的一項(xiàng)工作,它直接決定著參展商參展的熱情和展覽會(huì)的專業(yè)程度。如果展覽會(huì)大展品范圍過(guò)于泛泛,展覽會(huì)很可能會(huì)辦成一個(gè)“大雜燴”,那么參展商可能就會(huì)不愿意參加,影響到展覽會(huì)的招展工作,相反如果展覽會(huì)的展品范圍過(guò)于狹窄,則不足以包含本行業(yè)所有的產(chǎn)品,又會(huì)影響到展覽會(huì)的專業(yè)性和權(quán)威性。所以選擇和確定展品范圍是一項(xiàng)非常專業(yè)的工作,它會(huì)影響到展覽會(huì)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。
(5)尋求合作伙伴。尋求合作伙伴也即要找到此次展覽會(huì)的主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位、支持單位和有關(guān)媒體及展位承建商、展品運(yùn)輸公司、旅行社等展覽會(huì)服務(wù)部門(mén)。尋找對(duì)口的主辦或支持單位可以提高展覽會(huì)的檔次和樹(shù)立行業(yè)內(nèi)的權(quán)威性,前者對(duì)展覽會(huì)負(fù)有法律責(zé)任。有時(shí)承辦展覽會(huì),有時(shí)只承擔(dān)名義主辦單位。媒體支持單位必須滿足專業(yè)性、大眾性、權(quán)威性等特點(diǎn),能在展覽期間對(duì)展覽會(huì)做出全面、權(quán)威的報(bào)道;好的展覽會(huì)服務(wù)部門(mén)可以很好地解決辦展機(jī)構(gòu)的后顧之憂,為展覽會(huì)提供專業(yè)到位的服務(wù)。
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