會展信息管理的內(nèi)容，功能和分類

　　信息管理系統(tǒng)可以使會展經(jīng)濟(jì)在三個“R" (Rapidity, Relationship, and Results，即快捷、關(guān)聯(lián)和效果)方面取得前所未有的實(shí)效。

　　(一)會展信息管理的內(nèi)容，功能和分類

　　會展信息管理包括信息的搜集、加工、儲存、傳遞和利用。由于辦公自動化技術(shù)的飛速發(fā)展和行政管理中信息處理量日益加大，對處理效率和處理深度的要求也越來越高，會展業(yè)與其他行業(yè)一樣，也在大步推進(jìn)辦公自動化進(jìn)程。會展企業(yè)經(jīng)營管理離不開信息，它要求及時、全面、準(zhǔn)確地為會展管理提供經(jīng)濟(jì)適用的信息。

　　會展信息包括展覽行業(yè)信息，會展企業(yè)內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門、管理部門的業(yè)務(wù)信息和管理信息，對會展的評估分析報告，對組展商、參展商、服務(wù)商及觀眾的滿意度報告等綜合評估數(shù)據(jù)，還有觀眾信息。其中觀眾信息包括基本信息(如姓名、地域、單位、部門、職務(wù)以及通過郵寄、電話、傳真、E-mail、手機(jī)等聯(lián)系方式)、需求信息(主要通過觀眾在入口填寫的調(diào)查表和參觀完成后的意見反饋來獲得，還可對參展商進(jìn)行問卷調(diào)查，查找有價值的觀眾)、行為信息(通過分析觀眾進(jìn)出的場館、參加的研討會、訪問有關(guān)展臺留下的數(shù)據(jù)，大致可以了解觀眾的心態(tài)和下一步打算。

　　通過對觀眾信息的采集、分析和管理，可以邀請更多專業(yè)觀眾參展，增加參展商的滿意度;可以挖掘潛在參展商，甄別專業(yè)觀眾，提供更深人、更到位的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，如直接寄發(fā)打印好的參觀胸卡以免去其排隊之苦，實(shí)現(xiàn)與參展商的更有效互動;建立有關(guān)信息庫，幫助選擇宣傳廣告的投放媒體和投放比例，把資金用在最需要、最能出效益的地方;為下屆招展作準(zhǔn)備;可以提供行業(yè)信息服務(wù)，參展商在會后通過上網(wǎng)下載，能很方便地得到完整準(zhǔn)確的訪問者名單和相關(guān)數(shù)據(jù)，通過分析某個訪問者在現(xiàn)場的行為，準(zhǔn)確判斷他對本企業(yè)的價值大小，同時也能準(zhǔn)確評價該展覽會對企業(yè)的有效程度、本企業(yè)的參展成功度等。

　　會展信息管理系統(tǒng)的基本功能有數(shù)據(jù)處理功能、分析預(yù)測功能、計劃調(diào)度功能、監(jiān)督控制功能。該管理系統(tǒng)主要分為場館經(jīng)營、會展運(yùn)營、會展服務(wù)三個核心，如會展項目管理子系統(tǒng)就要做好會展立項申辦、組織服務(wù)、會展招商的規(guī)范化信息管理，匯總各類有用信息統(tǒng)籌分析，建立時間進(jìn)度管理和人員跟蹤管理功能，進(jìn)行預(yù)期效果和預(yù)計成本評估，控制會展進(jìn)程，隨時掌握動態(tài);會展觀眾登記管理子系統(tǒng)要進(jìn)行現(xiàn)場觀眾登記、發(fā)放胸卡、通過條形碼識別身份、通過照片進(jìn)行個人身份識別、匯總網(wǎng)上預(yù)定觀眾進(jìn)行統(tǒng)計分析，觀眾結(jié)構(gòu)、數(shù)量等分析數(shù)據(jù)即時可以傳輸?shù)骄W(wǎng)站，有關(guān)數(shù)據(jù)馬上就可交付組委會。