展會運輸：遲到總比不到好

?? ? ?在貿(mào)易展覽會上，最后一刻的出貨量有時是不可避免的。以下是快速跟蹤貨運的選項。

?? ? ?在一個完美的世界里，所有的貿(mào)易展貨運都會在惡劣的天氣，機械故障或人為錯誤的一天中上路，從而讓您選擇最便宜，最可靠的方式讓它準時到達展會現(xiàn)場并完好無損?？杀氖?，展覽經(jīng)理并不是生活在一個完美的世界里。通常情況下，某些情況，人員或供應(yīng)商會在您的計劃中間拋出一把扳手，而您仍然爭先恐后地爭取備份計劃以重新回到正軌。

?? ? ?那么，當(dāng)你有一個必須要去展會的貨物，它仍然坐在公司碼頭上時，你會怎么做？如果您無法在展會城市找到替代品，請進行整理。創(chuàng)建包含所有需要運送的物品的清單，包括其包裝（例如，盒子，板條箱，滾動視聽情況，圖形管）和尺寸。記錄每個包裝的重量以及貨物的總重量。

?? ? ?還要確定在裝運需要在展會現(xiàn)場之前你有多少時間。在“最后一刻”之前剩下多少天（或幾小時）變得“為時已晚”？而且，如果您是國際運輸，請按順序獲得所需的文書工作。在下一步時，您必須考慮所有這些信息：確定以下哪個選項最適合您的需求。

?? ? ?1.不要發(fā)貨

?? ? ?在進行最后一分鐘發(fā)貨之前，先看看你發(fā)貨的情況，并確定它是否真的是關(guān)鍵任務(wù)。問自己以下問題：如果我不發(fā)送，或者我發(fā)送它會發(fā)生什么，而且它沒有及時到達那里？什么是最佳和最壞情況？通過回答這些問題并權(quán)衡您的決定的利弊，然后在恐慌中跑到聯(lián)邦快遞辦公室，您不僅可以節(jié)省您的理智，還可以節(jié)省大量現(xiàn)金。在這里，是一些工作（按項目細分），以幫助您回避最后一分鐘的航運攤牌。

?? ? ?營銷宣傳材料。當(dāng)涉及到抵押品文獻時，無論你將多少箱裝到展會上，你通常都會留下剩菜。因此，在向會議中心發(fā)送數(shù)百磅紙張之前，先問問自己是否可以隨身攜帶足夠的紙張，然后在快速打印店（例如FedEx Office，Office Depot等）打印所需的剩余數(shù)量。 ） 當(dāng)你到達。事實上，這個選項非常普遍，會議中心附近的一些快速印刷商店甚至可以免費送到展會場地的大廳。

?? ? ?如果您覺得自己沒有機會參加這樣的商店，請考慮在展會開始時減少運送抵押品。例如，您可以跳過硬拷貝抵押品，轉(zhuǎn)而使用鏈接到公司網(wǎng)站上的產(chǎn)品信息的URL來分發(fā)名片?；蛘吣梢栽谡褂[城市購買彩色打印機，并在展覽中按要求打印文獻。另一個選擇是發(fā)送抵押品作為銷售人員使用的后續(xù)工具，而不是每個參加展覽的參展者的展位內(nèi)現(xiàn)場講義。

?? ? ?展覽圖形。如果您需要在最后一分鐘打印圖形，您可以聯(lián)系該展會的一般服務(wù)承包商（GSC）。它可能有一個本地圖形制作工具，可以在貿(mào)易展開幕前打印，交付和安裝它們，消除最后一刻的運費 - 并避免一旦這些圖形到達就會收取材料處理費。根據(jù)時間范圍，這也可以減少或消除急速生產(chǎn)費用，因為GSC通常設(shè)置為最后一刻的打印。

?? ? ?如果您的圖形很簡單（使用簡單的徽標和排版，而不是大量的圖像等），您可以使用快速打印店。通過這條路線，提前致電商店詢問其生產(chǎn)能力和時間框架，并確認它可以提供適當(dāng)?shù)幕?，層壓和安裝介質(zhì)（如膠帶或鉤環(huán)緊固件）。

?? ? ?地毯。展覽地毯是一個實用的組件，它到達您的展位空間相對容易理所當(dāng)然。但我曾經(jīng)不得不在現(xiàn)場租用地毯。當(dāng)然，我無法獲得所需的確切顏色，以匹配確保安全和聲音的地毯，所以我不得不即興創(chuàng)作并訂購兩個10英尺的條帶，以互補的顏色定位在我的展覽的每一端。它比為整個展覽租用地毯便宜，它讓我們在等待交付我們的端條時，可以獲得更復(fù)雜的展位中心區(qū)域。因此，在您將面團熬到隔夜的那兩塊地板之前，您忘記在初始裝運中包裝，確定租賃是否是可行的 - 并且可能更便宜 - 選擇。

?? ? ?展品組件。如果您遺漏了完成展覽安裝所需的物品（例如桿子，支架或架子），請檢查是否有本地展覽館帶有相同品牌的部件，可以出售或借給您部件你需要。并且在您發(fā)送最后一分鐘的貨物之前，請與您的現(xiàn)場安裝人員交談，因為通常情況下，它會有一個或兩個創(chuàng)新的修復(fù)。

?? ? ?2.使用小型包裹運營商

?? ? ?如果您決定要運輸貨物，請考慮使用小型包裹運輸公司（例如UPS，F(xiàn)edEx，DHL Worldwide等）。請咨詢您的運輸部門，以幫助您根據(jù)運輸需要和運輸公司的交貨時間表確定哪種運輸公司是最佳選擇。不幸的是，當(dāng)涉及到不同的運營商將接受什么，他們將如何運送您的貨物，或者他們將貨物運送到目的地需要多長時間時，沒有一個通用的答案。

?? ? ?例如，假設(shè)您決定使用小型包裝運輸船運輸三個42磅重的紙箱（總運輸重量為126磅），使用選定的承運人“不遲于上午10點”。送貨方式。以下是可能發(fā)生的四件事，所有這些都會影響您的交貨時間和材料處理成本：

?? ? ?情景一。您的紙箱（在運輸公司的預(yù)印標簽上標有“1/3”，“2/3”和“3/3”）在運輸過程中分開，并在三輛不同的卡車上到達展會（除非您將它們碼垛或捆綁在一起）。如果您的三個包裹未合并，您的物料處理成本將會增加，因為每個單獨的包裹將以200至300磅的材料處理最低費用單獨出貨，這將反映在您的發(fā)票中。

?? ? ?換句話說，代替你的三個42磅重的盒子計算一次總重126磅 - 并且花費你一個200磅的最低費用 - 你的包裹最終會花費你三個200到300磅的最低費用。對于126磅重的貨物，這高達900磅的處理費用。

?? ? ?如果您遺漏了完成展覽安裝所需的物品（例如桿子，支架或架子），請檢查是否有一個本地展覽館有同一品牌。

?? ? ?情景二。您選擇的小型包裹運輸船于上午9:59到達，貨物從拖車后部鏟到一個特殊的專用碼頭上，僅適用于小型包裹運輸船 - 整個貨物只有一個簽名。

?? ? ?在這種情況下，您將無法準確跟蹤貨運在展會現(xiàn)場的實際到貨時間。當(dāng)您嘗試確定物品的位置時，承運人會說它按時交付貨物，而GSC只能告訴您它尚未出現(xiàn)在其系統(tǒng)中。而且由于GSC不會讓你通過一堆盒子找到你的包裹，你基本上回到原點 - 盡管你的最后努力，但是缺少了你需要的項目。

?? ? ?情景三。您的交貨延遲，因為到達碼頭的最新貨物將由GSC的物料處理人員處理。該過程可能需要幾個小時到一整天，具體取決于貨物到達的時間，正在處理的小包裹貨物的數(shù)量以及分配給任務(wù)的物料處理人員的數(shù)量。因此，即使您的貨物在上午10點到達，也可能無法處理并在當(dāng)天結(jié)束前送到您的展位。

?? ? ?情景四。您的入境貨運需要額外的文件，因為小包裹承運人不提供GSC認可的單一文件作為入境提單。因此，每件貨物必須稱重（通常以便攜式秤）并在GSC批準的表格上記錄，然后才能送到您的展位。由于您的包裹將在替代文件確認收到您的運費及其相應(yīng)的重量之后才會交付，因此您的送貨將被延遲。

?? ? ?鑒于這些最糟糕的情況，較便宜且更及時的選擇可能是運送到展會城市的小型包裹運營商辦公室，假設(shè)您的運費不是那么笨重，以至于您無法單獨處理。此外，如果您在下訂單時選擇電子郵件通知，您將收到一封確認貨件交付的電子郵件。然后，您可以在收到包裹后立即自行取貨。這個選項可以避免數(shù)百美元的材料處理費（只要您可以將您的貨物運到展廳），避免在會議中心獲得您的包裹的等待時間，并且特別適合小型和輕量貨。

?? ? ?3.使用展會運輸承運人

?? ? ?這些航空公司專門從事空運或加急貿(mào)易展運費，熟悉處理“我需要它昨天”的貨物。如果您與空運承運人建立了現(xiàn)有關(guān)系，現(xiàn)在是時候打電話尋求幫助了。作為供應(yīng)商在我的貿(mào)易展覽生涯早期提醒我，展示運費不是時間敏感的，它是時間關(guān)鍵，沒有人比專用于快速發(fā)貨和準時交貨的運營商更好地理解這一點。

?? ? ?當(dāng)您致電您的運輸代理商時，請向他或她提供所有可用的詳細信息（即貨物的重量和大小，包裝類型以及到達目的地所需的停機時間）。然后，您的代理人將不得不進行一些研究，以確定哪種空運選項最適合您的情況。

?? ? ?根據(jù)您必須將貨物運送到目的地的時間長短，您可能需要首先考慮地面運輸。您有兩種選擇：空運/加急承運人或貨車線。

?? ? ?地面交通可能需要更長時間，但如果您使用面包車線路，您可能可以為車輛申請一對司機。一個司機一天可以承受的里程數(shù)受到管制，但是通過擁有兩名司機，您的運費可以達到每天兩倍的里程。

?? ? ?使用空運，加急卡車或廂式貨車的優(yōu)點是運費將通過單一提單到達;因此，您只需對整批貨物的實際重量進行物料處理，四舍五入至最接近的百磅，而不是通過具有多個最小重量的小包裝運輸船同時到達的單件物料。

?? ? ?時間恰到好處

?? ? ?無論您選擇何種交通方式，都不要忘記考慮額外的時間，因為即使您的運費在展會城市如期到達，也需要更多時間從機場或卡車終端到展會場地，通過編組站的物料搬運過程，到碼頭，然后送到您的展位。根據(jù)您在展示設(shè)置期間的運費到達時間，您的卡車司機可以在編組站的一條線末端找到自己，等待在您的展覽附近分配碼頭空間 - 您縮短的時間窗口將縮短比展覽時間更快經(jīng)濟衰退期間的營銷預(yù)算。

?? ? ?如果你有幸在那個窗口猛烈關(guān)閉之前將你的貨物送到展會，請稍稍休息，然后輕拍自己。然后，查看導(dǎo)致最后一分鐘發(fā)貨的事件，并從經(jīng)驗中學(xué)習(xí)。畢竟，如果你可以從你的錯誤中吸取教訓(xùn) - 或者讓你陷入這種運輸困境的錯誤 - 你將來可以避免它們。

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