確保您的出境貨物準(zhǔn)時(shí)到達(dá)下一個(gè)目的地

?? ? ?作為一個(gè)唯一一個(gè)監(jiān)督拆除和包裝客戶展覽財(cái)產(chǎn)的人，我完全理解參展商在展會(huì)結(jié)束時(shí)的疲憊程度 - 以及你想要站起來或?qū)Υ嗝丛愀饽阕约汉湍愕膱F(tuán)隊(duì)一起慶祝晚餐，干得好。但事實(shí)是，直到你的所有貨物都裝好并運(yùn)往下一個(gè)目的地之前，工作才會(huì)完成。在此之前需要解決許多細(xì)節(jié)問題，并且在展覽會(huì)展示世界的情況下，這意味著審查和/或完成多個(gè)表格和文件。

?? ? ?當(dāng)您忙于拆解并展望您的下一次參展活動(dòng)時(shí)，很容易忽視或匆匆通過展示結(jié)束的文書工作。特別是在一個(gè)貿(mào)易展覽會(huì)上，我需要將一個(gè)展覽的各個(gè)部分運(yùn)送到11個(gè)不同的目的地。如果沒有適當(dāng)?shù)囊?guī)劃，保持我的團(tuán)隊(duì)和有組織的出境箱子和托盤的迷宮就像試圖讓鴨子走直線一樣。值得慶幸的是，我們所有的文書工作都在拆除工作人員站在展位前很久。因此，為了幫助您順利地關(guān)閉下一個(gè)節(jié)目，這里是您需要熟悉的文檔的入門知識，以及我的建議，以確保您的運(yùn)費(fèi)達(dá)到其需要的時(shí)間和預(yù)算。

?? ? ?出境時(shí)間表出站時(shí)間表，即當(dāng)您的空箱子將被帶到您的展品以便拆除以及您的承運(yùn)人應(yīng)該到達(dá)編組站時(shí)的文件概述，取決于許多因素，例如您的展位的展廳是什么in，您在該大廳內(nèi)的位置，優(yōu)先級點(diǎn)，以及展會(huì)管理層與場地的合同安排。通常在展示套件的運(yùn)輸或“快速事實(shí)”部分中找到，應(yīng)盡早審核出站時(shí)間表并與您的運(yùn)營商共享。

?? ? ??注意您的承運(yùn)人必須到達(dá)編組站的時(shí)間，這通常在您的拆卸需要完成之前。例如，您可能會(huì)在展會(huì)結(jié)束后的中午之前確保您的貨物已準(zhǔn)備好提貨，但展會(huì)管理層可能要求所有運(yùn)營商在不遲于上午9點(diǎn)辦理登機(jī)手續(xù)并接收其裝卸碼頭的分配。

?? ? ??不是向我的運(yùn)營商發(fā)送快速電子郵件，讓其知道驅(qū)動(dòng)程序何時(shí)應(yīng)該在現(xiàn)場，我更愿意發(fā)送整個(gè)出站時(shí)間表的PDF。這可以抵消任何拼寫錯(cuò)誤的風(fēng)險(xiǎn)，并讓我的運(yùn)營商全面了解遷出過程。

?? ? ??請記住，如果司機(jī)在指定時(shí)間到達(dá)并且您的貨物尚未準(zhǔn)備好上路，一些承運(yùn)人會(huì)給您一個(gè)等待時(shí)間費(fèi)用。如果出站時(shí)間表為您提供了更長的取件窗口，例如，您的承運(yùn)人選擇在展會(huì)結(jié)束后的早晨到達(dá)同一晚上的晚上，我建議您盡可能多的時(shí)間準(zhǔn)備您的貨件。

?? ? ??來自一般服務(wù)承包商（GSC）或節(jié)目管理人員的代表可能會(huì)在展位結(jié)束時(shí)在您的展位中留下通知，其中列出了原始出站時(shí)間表的更改，例如當(dāng)您的空箱子預(yù)計(jì)將返回您的展位或用于拆除展品的截?cái)鄷r(shí)間框架。密切關(guān)注本文檔中的詳細(xì)信息，以確保您的拆除團(tuán)隊(duì)和承運(yùn)商能夠準(zhǔn)確，準(zhǔn)確地了解拆卸和出貨流程。

?? ? ?送貨清單

?? ? ?這些文件可以由展覽館或內(nèi)部團(tuán)隊(duì)成員準(zhǔn)備，列出展會(huì)的組件，每件商品的數(shù)量以及包裝的包裝箱或托盤。根據(jù)展覽的性質(zhì)，展位內(nèi)的活動(dòng)和運(yùn)輸要求，為您的出境運(yùn)費(fèi)準(zhǔn)備單獨(dú)的清單可能會(huì)有所幫助。

?? ? ??參展商需要將貨物從一個(gè)展位運(yùn)送到多個(gè)目的地，例如，一個(gè)托盤設(shè)備到另一個(gè)展覽，兩個(gè)贈(zèng)品到公司辦公室，以及一箱圖形到存儲設(shè)施，這種情況并不少見。在這種情況下，充分的展前規(guī)劃至關(guān)重要。在我到達(dá)現(xiàn)場之前，我喜歡創(chuàng)建電子表格或圖片密集的PDF文檔，以識別發(fā)往每個(gè)目的地的組件。例如，如果我有很多圖形需要直接從展覽場地發(fā)送到另一個(gè)場地，我通常會(huì)為下一場節(jié)目打印一張PDF，其中包含一頁。此PDF有效地用作清單，并使用所選圖形直接打包在包裝箱內(nèi)。

?? ? ??出站清單對于更新展覽清單也很有用。例如，我有一個(gè)客戶在演出期間使用了很多牙簽和開胃餐巾。在出境清單中，我會(huì)注意到貨物中有三盒牙簽，低于原來的12.我還想把我的出境艙單通過電子郵件發(fā)送給我的客戶，讓他們了解他們目前的參展水平耗材。

?? ? ??無論是為外匯運(yùn)費(fèi)創(chuàng)建新清單還是重復(fù)使用入庫單據(jù)，我建議將這些表格粘貼到您的出貨貨物內(nèi)部，以便隨后打開包裹的人知道放在哪里。

?? ? ?出境運(yùn)輸標(biāo)簽

?? ? ?在展會(huì)結(jié)束時(shí)，出貨標(biāo)簽應(yīng)清楚地放在所有貨物上。一些GSC允許參展商通過展示服務(wù)門戶在線訂購他們的運(yùn)輸標(biāo)簽。然后，GSC處理打印過程，并在您的物料處理協(xié)議（MHA）中包含標(biāo)簽。其他GSC在參展商服務(wù)臺附近提供一個(gè)售貨亭，您可以自己打印標(biāo)簽。就個(gè)人而言，我更喜歡在演出之前打印自己的標(biāo)簽，因?yàn)槲蚁矚g將它們制成超大尺寸，并采用大尺寸和明亮的顏色。 GSC提供的標(biāo)簽往往很小并使用小字體，根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)，任何有助于區(qū)分運(yùn)費(fèi)的東西只會(huì)提高它到達(dá)所需位置的機(jī)會(huì)。

?? ? ??我建議在您的板條箱外面粘貼永久性透明塑料套管（也稱作業(yè)口袋），以便容納較大的自行打印運(yùn)輸標(biāo)簽，以幫助您避免從舊的粘性標(biāo)簽上去除粘性殘留物。

?? ? ??始終仔細(xì)檢查是否已從托盤，板條箱和箱子中移除任何舊的運(yùn)輸標(biāo)簽，以繞過物料處理煉獄中的貨物。

?? ? ??將運(yùn)輸標(biāo)簽放在貨物的多個(gè)面上將確保無論貨物如何托運(yùn)和/或裝載，都可以看到基本信息。

?? ? ?不要讓常見的新手錯(cuò)誤就是將簽署的物料搬運(yùn)協(xié)議留在即將空置的展位。

?? ? ?物料搬運(yùn)協(xié)議

?? ? ?MHA是一份文件，允許GSC允許您將貨物從展位移動(dòng)到裝貨碼頭，并將其運(yùn)送到您指定的承運(yùn)商或展會(huì)的首選承運(yùn)商。您的運(yùn)費(fèi)到貨后，必須在展會(huì)結(jié)束時(shí)將此重要文件交給參展商服務(wù)臺。 （如果您要將貨物運(yùn)送到多個(gè)地點(diǎn)，則必須為每個(gè)目的地填寫MHA。）然后，您將收到GSC簽署的簽名副本，確認(rèn)其已收到。

?? ? ??不要讓新手錯(cuò)誤地將已簽名的MHA留在即將成為空的展位。隨身攜帶此副本，或從我的劇本中取一頁，如果您不在時(shí)出現(xiàn)并發(fā)癥，請將照片通過電子郵件發(fā)送給您的同事。

?? ? ??檢查并仔細(xì)檢查貨件中的件數(shù)是否與MHA上列出的件數(shù)相匹配。如果您在展會(huì)現(xiàn)場還有未計(jì)入的部分，GSC將不會(huì)將這些包裹發(fā)放給運(yùn)輸公司。

?? ? ??確保您的拆除團(tuán)隊(duì)和承運(yùn)人與公司名稱在同一頁面上，因?yàn)椴町惪赡軐?dǎo)致GSC不會(huì)解除您的運(yùn)費(fèi)。當(dāng)我的拆機(jī)人員將我公司的名字放在MHA上時(shí)，我就會(huì)發(fā)生這種情況，但承運(yùn)人的文件只列出了我們客戶的名字。值得慶幸的是，一位同事在現(xiàn)場，能夠理清情況;否則，承運(yùn)人將使用空拖車離開場地。

?? ? ?提單

?? ? ?在節(jié)目結(jié)束時(shí)，需要很多“許可”才能在各方之間傳遞展覽資產(chǎn)。作為參展商，您需要授權(quán)GSC通過MHA將您的展覽物業(yè)發(fā)放給您的承運(yùn)商。此外，承運(yùn)人需要獲得此運(yùn)費(fèi)的許可，這需要另一個(gè)稱為提單（BOL）的文件。

?? ? ?許多人混淆了BOL和MHAs，包括參展商服務(wù)臺的代表。基本上，MHA是參展商和GSC之間的協(xié)議，而BOL是GSC和承運(yùn)商之間的協(xié)議。參展商不需要完成BOL? - 您的承運(yùn)商會(huì)在它下降并提取您的貨物時(shí)提供一個(gè)BOL? - 但仍有我要點(diǎn)綴并且T要交叉。

?? ? ??與MHA一樣，BOL上的公司名稱必須與運(yùn)輸標(biāo)簽上的名稱相匹配。

?? ? ??為避免在裝貨臺上出現(xiàn)混淆和最后一刻的問題，請?jiān)诙x貨件中的零件時(shí)要求您的承運(yùn)人具體說明。例如，如果您的機(jī)器有墊包裹并需要特別小心，請將其傳達(dá)給您的運(yùn)營商。當(dāng)指示帶有拉伸包裝的托盤數(shù)量時(shí)，請包括包裝的顏色。

?? ? ?關(guān)閉一個(gè)節(jié)目是一項(xiàng)責(zé)任，不幸的是，當(dāng)我們大多數(shù)人沒有準(zhǔn)確地射擊所有氣瓶時(shí)，需要這樣做。但是你事先做的計(jì)劃越多，你下一次演出的時(shí)間就越快 - 或者去睡覺。

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