商展貨運服務,如何有效管理展品的運送

協(xié)調(diào)貿(mào)易展覽的貨運服務，運輸您的展品需要經(jīng)過深思熟慮的規(guī)劃和細致的管理，以確保所有展覽部件準時到達展覽場地。全年參加大型展會的參展商通常依賴于專門從事貿(mào)易展運輸?shù)墓緛砉芾韨}儲、展箱建造、包裝和運輸。

通過與貨運公司或第三方物流專家的合作，參展商可以在他們需要的時候，在他們需要的地方，在他們參加的每一項活動的最佳狀態(tài)下，期待他們的展品到達。

此外，通過提前花時間研究不同物流公司提供的服務和成本，參展商有機會比較選項，并找到最適合他們運輸需求的價格。

一旦展品到達展覽場地的裝貨碼頭，簽約物流專家可以確保板條箱按時送達展臺區(qū)域，并監(jiān)督展品的組裝、拆卸和退貨運輸。

Tradeshow物流顧問可以幫助組織提高效率，避免在運送和交付過程中可能發(fā)生的成本高昂的意外。

簽約專家可能會被雇傭來協(xié)助公司的內(nèi)部物流協(xié)調(diào)員，或者為那些需要節(jié)省時間并完全專注于展會推廣方面的銷售和營銷專業(yè)人員管理展會貨運服務。

對于選擇自己處理物流而不是使用貿(mào)易展貨運服務的參展商，以下信息應有助于規(guī)劃及時發(fā)貨和現(xiàn)場交付。

展會開始之前

運輸注意事項:

您可以運輸您的貿(mào)易展展臺展示自己或與貨運承運人合同將您的展覽箱從您的存儲位置到活動城市。如果你決定雇傭一家運輸公司來運輸展品，尋找那些專門從事貿(mào)易展覽物流的供應商，并了解運輸展品部件的要求。

當你評估運輸公司時，詢問你的代表你所提供的服務和你期望得到的客戶支持的類型。在做出聘用決定之前，要弄清這家公司已經(jīng)經(jīng)營了多久，查看相關(guān)資料，并要求一份涵蓋所有運輸要求的書面報價。

此外，查看tradeshow贊助商是否與船運公司簽訂了作為活動官方承運人的合同。通常，官方公司會向使用他們服務的人提供特殊福利、額外的展覽搬遷服務或降價。

運費:

當您提交您的展會注冊，活動贊助商將給您一個全面的參展商工具包，其中包括從a到z的參展信息，包括展品移動和裝運說明，貿(mào)易展會貨運服務供應商的名單，以及贊助商的drayage承包商要求的表格。

drayage承包商負責:

指導船舶公司的司機，誰是停泊和等待在會場的編組站，什么時候在一個指定的碼頭排隊卸載展品板條箱。

將您的展板箱移至展廳內(nèi)預定的展區(qū)。

一旦你組裝好了你的展示品，就把你的板條箱和箱子拿出來，在展覽結(jié)束時把它們還給你。

指導運輸公司司機到特定的裝貨碼頭線時，展覽箱準備好被拿起。

將您的板條箱和箱子裝上貨車，以便運送到目的地。

因此，請花點時間在drayage表格上詳細說明您的所有操作要求和規(guī)范，因為您提供的信息將用于協(xié)調(diào)展覽前向您交付展品和材料的時間和流程。

請注意，運輸?shù)奈锲窋?shù)量、板條箱和箱子的重量、到達/離開的時間等都會影響運輸服務的參展商費用。

協(xié)調(diào)您的貿(mào)易展團隊，drayage承包商和公司的代表處理您的貿(mào)易展貨運服務是必不可少的，以確保準時交貨，沒有失蹤的板條箱或顯示項目。

你的團隊總是應該知道你的展品什么時候交付，并且在展會開始前有足夠的時間來組裝你的展品。

演出結(jié)束后

文件要求:

在展覽結(jié)束時，你必須完成一份“提單”，并提交給活動的drayage承包商。這一文件使系統(tǒng)啟動，以交付您的空存儲板條箱到您的展位區(qū)，這樣您就可以包裝您的貿(mào)易展展位展示，并準備它運送到您的倉庫或下一個目的地。

一旦您的展品被拆卸和包裝，drayage承包商將把您的板條箱運到裝貨碼頭，并從您的貿(mào)易展覽貨運服務公司通知您的司機，您的展品已準備好提貨。為了確保每樣東西都能到達它應該去的地方，一定要確保板條箱、箱子和滑板都貼有正確的標簽。

防止展臺展示的損失和損壞:

如果任何展品(包括貼錯標簽的箱子和板條箱)被留下，他們將被“強行帶走”。當一個項目被強迫，它被送到活動承包商的倉庫儲存，直到參展商作出適當?shù)陌才?，以“交付”或返回?/p>

參展商通常需要支付雙倍或三倍的運費來找回落下的物品或板條箱。

重要的是要監(jiān)督你的項目的運動，從你的展覽空間到裝貨碼頭，并安置在你的運輸公司的卡車。隨身攜帶相機，這樣你就可以記錄下由于drayage承包商的錯誤操作而對展臺造成的任何損壞。

如果展覽中出現(xiàn)任何損壞，在你離開之前一定要向運輸承包商提出索賠。然后，獲得drayage承包商的電話號碼、地址和裝運程序，以便在必要時進行后續(xù)跟蹤。

您的司機為您的貿(mào)易展貨運服務公司將需要列出任何例外情況的提單之前，裝運您的貨物，所以他/她的公司將不負責的損害，由承包商發(fā)生。